Stuk
197 I
00/026891 Delft,
21 november 2000.
Onderwerp:
Voorstel van de Rekenkamercommissie
inzake
Rekenkameronderzoek ‘ICT
binnen de gemeente Delft’
Aan
het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft.
Geacht
college,
De
rekenkamercommissie heeft in de periode van 1999 tot oktober 2000 onderzoek
verricht naar de effectiviteit van het Delftse ICT-beleid. Het ICT-beleid is
complex te noemen: technologische ontwikkelingen gaan snel en het strategisch
belang voor het bestuur en de organisatie is groot. Zeker als daar
ontwikkelingen bij betrokken worden als de verdere digitalisering van de
dienstverlening aan burgers en organisaties, het toegankelijk maken van
overheidsinformatie en het interactief betrekken van burgers en organisaties
bij beleidsontwikkelingen. Voor Delft betekent dit concreet: zijn wij met het
KIS-concept dan op de goede weg? En welke lessen kunnen we uit de afgelopen periode
trekken om het proces op weg naar een interactieve digitale gemeente zo goed
mogelijk vorm te geven?
De
rekenkamercommissie heeft het onderzoek trapsgewijs opgebouwd en een externe
onderzoeker, te weten Cap Gemini/ Ernst & Young Consultants, ingeschakeld
voor het benodigde ‘veldwerk’. Voorafgaand aan het onderzoek heeft de
rekenkamercommissie veel aandacht besteed aan de onderzoeksvragen op het vlak
van effectiviteit van het beleid, de kwaliteit van de ICT-organisatie, de
gebruikersgerichtheid en de aansluiting op toekomstige ontwikkelingen. De
rekenkamercommissieheeft in haar aanpak gekozen voor een trapsgewijze
benadering:
a. via de quick-scan op de
ICT-activiteiten en uitgaven wordt inzicht verkregen in de omvang van
ICT-activiteiten, ICT-uitgaven en de trendmatige ontwikkeling daarvan in de
periode 1994-1999;
b. via de beleidsevaluatie
wordt inzicht verkregen in de betekenis van ICT. Vanuit de ervaringen in de
periode voorafgaand aan NEON (anno 2000) worden lessen getrokken ten behoeve
van deze NEON-organisatie en het beoogde kennismanagement;
c. en als facultatieve
mogelijkheid, een onderzoek aangaande één of meer specifieke projecten en/of
specifieke aspecten van het ICT-beleid om inzicht te krijgen in de uitvoering,
en het resultaatbereik.
Voor
onderdelen a. en b. van deze aanpak is opdracht verleend aan de externe
onderzoeker.
In
de afrondende fase van de beleidsevaluatie heeft de rekenkamer gemotiveerd
afgezien van een diepte-onderzoek naar de uitvoering van één of meer specifieke
ICT-projecten of specifieke aspecten van het ICT-beleid.
De
deelconclusies van de externe onderzoeker zijn met een enkele aanvulling door
de rekenkamercommissie overgenomen. Op basis hiervan heeft de
rekenkamercommissie haar eindconclusie(s) en aanbevelingen voor de toekomst
geformuleerd.
Uit
de beoordeling van het Delftse ICT-beleid blijkt dat een aantal belangrijke
doelen is bereikt, zoals centralisatie van de ICT-beleidsvorming en
standaardisatie van de werkplek op beheersniveau. Het is echter niet mogelijk om
de effectiviteit van het gevoerde beleid met de daarvoor ingezette middelen te
beoordelen.
Door
middel van de realisatie van het KIS-concept en de projecten binnen het
5-ringenmodel, is wel een goede weg
ingeslagen. De principiële vraag die zich hierbij voordoet is of ( nu de tweede
planperiode aanbreekt) er niet meer greep op de ontwikkeling van de buitenste
ringen noodzakelijk is. Het conceptuele en abstracte 5-ringenmodel is naar de
mening van de rekenkamercommissie voor de te nemen vervolgstappen te weinig
sturend. Het strategisch belang van ICT voor het functioneren van de gemeente
en de bedragen die jaarlijks in ICT worden geïnvesteerd vereisen dat de raad
meer inzicht wordt geboden in de planning, voortgang en resultaten van het
totale ICT-beleid.
In
lijn met de Nota Bestuur II hecht de rekenkamercommissie groot belang aan de
ontwikkeling van een toetsbaar ICT-programma waarbij de raad de koers voor de
komende periode vaststelt, en op de uitvoering daarvan kan controleren, en
waarbij het college zorgt voor de randvoorwaarden opdat de raad daadwerkelijk
kan controleren. Mogelijk dat een dergelijke werkwijze eveneens op andere
gemeentelijke beleidsterreinen c.q. programma’s toegepast kan gaan worden.
Een
dergelijk meerjarenprogramma vormt de -thans ontbrekende- verbinding tussen de
5-ringen-architectuur in het KIS-model en de projecten die ter hand worden
genomen. De rekenkamercommissie wil daarbij benadrukt zien dat het Delftse
ICT-beleid zowel betrekking heeft op de KIS-projecten als de vakapplicaties van
de clusters. De vakapplicaties van de clusters zullen op termijn moeten passen
in de Kennisinfrastructuur, en de werkprocessen zullen hierop aangepast moeten
worden. Dit zal nog een grote inspanning vergen.
Wij
stellen u voor met inachtneming van het advies van de raadscommissie Middelen
en Bestuur van 16 november 2000
1. de eindconclusies van de
rekenkamercommissie vast te stellen;
2. de aanbevelingen van de
rekenkamercommissie over te nemen;
3. de rekenkamercommissie te
dechargeren.
De
afzonderlijke conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen in het raadsbesluit
onder A t/m D.
Hoogachtend,
de rekenkamercommissie van de gemeente Delft,
Ad de Graaff ,
voorzitter.
Bert den Uyl ,
secretaris.
Stuk 197 II
00/026891
De
raad van de gemeente Delft,
gelezen
het voorstel van de rekenkamercommissie van
21 november 2000;
met
inachtneming van het advies van de commissie Middelen en Bestuur van 16
november 2000;
b
e s l u i t :
A.
vast te stellen dat:
1.
In de onderzochte periode met betrekking tot ICT veel tot stand is
gebracht, zowel gemeentebreed als in dienstprojecten.
2.
De introductie van het KIS-concept een stroomversnelling in de
uitvoering van het ICT-beleid tot stand heeft gebracht.
3.
De bestuurlijke informatievoorziening over planning, voortgang en
resultaten van het ICT-beleid verbeterd moet worden. Het is niet goed mogelijk
om de effectiviteit van het gevoerde beleid met de daarvoor ingezette middelen
te beoordelen. De ICT-ontwikkelingen zijn voor de gemeenteraad in de afgelopen
periode als weinig inzichtelijk ervaren.
4.
Er nu sprake is van een cruciaal omslagpunt. Gelet op de extern gerichte
ambities met betrekking tot interactieve dienstverlening, toegankelijkheid van
overheidsinformatie en interactieve beleidsvorming, is het des te meer van
belang dat in de komende jaren de beleids- en de bedrijfsprocessen van de
organisatie ingericht worden op de Kennisinfrastructuur.
5.
De kwaliteit en gebruikersgerichtheid van de ICT-organisatie verder
verbeterd moet worden.
B.
In te stemmen met de aanbevelingen voor de gemeenteraad:
1.
Stel - begin 2001 - een nieuw meerjarig integraal
voortschrijdend ICT-programma vast op basis van herijking van het ICT-beleid.
Daarbij dient betrokken te worden welke activiteiten nog moeten plaatsvinden om
de ontwikkeling van de twee binnenste ringen van de Kennisinfrastructuur te
voltooien.
2.
Versterk als gemeenteraad de controle op de realisatie van
het ICT-programma. Op basis van het KIS-plan voor de 1e planperiode
en het ICT-programma voor de 2e planperiode (2002-2006) zal dit in
2001 ingevoerd moeten worden.
3.
Indien Delft zijn ambities wil waarmaken en wil inspelen op
de mogelijkheden die ICT voor de gemeente en het klantgericht werken biedt, dan
zullen structureel omvangrijke fondsen beschikbaar moeten zijn. Onder de
veronderstelling dat het ICT-programma daarvoor voldoende basis geeft, kunnen
de financiële kaders voor het ICT-beleid herijkt worden bij de zomernota
2002-2005.
Stuk
197 II pag.
2
C. Aan het college te
verzoeken om de nodige maatregelen te treffen opdat systematisch en
gestructureerd aandacht wordt gegeven aan de vormgeving van het ICT-beleid en
het doelbereik. In aanvulling hierop dienen maatregelen getroffen te worden met
betrekking tot de gebruikersgerichtheid en de doeltreffendheid/ doelmatigheid
van de ICT-organisatie. Als specifieke maatregelen -overeenkomstig de nummering
van het rekenkamerrapport- zijn te
noemen:
Met betrekking tot het
ICT-beleid
4.
Ontwerp een ICT-programma opdat duidelijk wordt welke
strategische doelstelling van de organisatie zal worden bereikt, met informatie
over hoe er op gecoördineerde wijze wordt gepland, uitgevoerd en gecontroleerd.
5.
Zorg voor de verdere ontwikkeling van eenduidige,
structurele en geformaliseerde management- en bestuurlijke
informatievoorziening over de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het
ICT-programma.
6.
Besteed aandacht aan checks en balances in ontwikkeling en
uitvoering van het gemeentelijk ICT-beleid.
7.
Versterk de controle. Gedacht kan daarbij worden aan een zelfevaluatiesystematiek van de
ICT-organisatie , een ICT-auditprogramma waar het GMT opdrachtgever voor is en
een te versterken accountantscontrole
8.
Investeer in de verdere professionalisering van de
ICT-organisatie.
9.
Standaardiseer en formaliseer de relatie tussen de clusters
en vakteam ICT via onder meer dienstverleningsovereenkomsten.
10.
Zorg voor de verdere ontwikkeling van management- en
bestuurlijke informatievoorziening over de doeltreffendheid en de doelmatigheid
van het functioneren van de
ICT-organisatie.
11.
Besteed onder meer door klanttevredenheidsonderzoeken
systematisch aandacht vanuit een Delfts ICT-kwaliteitszorgsysteem aan inbreng
van gebruikers m.b.t. de beschikbaarheid en kwaliteit van voorzieningen.
Onderhoud korte lijnen voor probleemoplossingen en zorg voor deskundige
ondersteuning bij door gebruikers gewenste ontwikkelingen.
12.
Ga door op de weg van innovatie door het verder ‘ontsluiten’
van intranet en internet, en de ondersteuning/ faciliteiten die vanuit de
ICT-organisatie geboden kunnen worden voor kennismanagement.
13.
Zorg voor goed geoutilleerde werkplekken door RSI-preventieprogramma’s
en door voldoen aan de ARBO-vereisten.
14.
Verbeter de werkzaamheid van het RaadsInformatieSysteem.
Stuk 197 II pag.
3
15.
Inventariseer bij het initiëren van ICT-projecten de te
bereiken baten/ effecten van het project. Breng van ICT-projecten - in de
initiatieffase - systematisch de risico’s en de mogelijke alternatieven in
beeld.
16.
Bouw in het management van (grote) ICT-projecten in, dat expliciet aandacht gegeven wordt aan al
dan niet doorzetten van projecten, de risico’s en de alternatieven.
17.
Zorg per project voor een helder projectvoorstel met dito
bewakingsmogelijkheden en een daarop te baseren management informatievoorziening:
een informatiecyclus per project.
18.
Zorg bij elk ICT-project voor een concrete vertaling in
prestatie-indicatoren in termen van resultaat, financiën, personele capaciteit,
doorlooptijd, plaats in het ICT-programma en afhankelijkheid van andere
projecten. Dit geldt zowel voor de KIS-projecten als de projecten/
investeringen ten behoeve van clusterapplicaties.
19.
Besteed systematisch aandacht aan de evaluatie van grote
ICT-projecten, zeker bij projecten waar zich knelpunten bij de implementatie
danwel het daaropvolgend gebruik hebben voorgedaan.
20.
Zorg permanent voor een menselijke maat in het Delftse
ICT-programma en -projecten.
D. Onder dankzegging voor het verrichte onderzoek de rekenkamercommissie
ICT-onderzoek te dechargeren.
Aldus
vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad op 30 november 2000.
, burgemeester.
,
secretaris.