Stuk 63
I Delft,
12
april 2007.
20202260
Onderwerp: Besluit
informatiebeheer griffie
Aan
de gemeenteraad.
Geachte
dames en heren,
De
gemeentearchivaris van de gemeente Delft oefent ingevolge artikel 32 lid 2 van
de Archiefwet 1995 het toezicht uit op het beheer van archiefbescheiden door de
gemeentelijke organen van de gemeente Delft. In die hoedanigheid controleert
hij de naleving van de archiefwetgeving en de kwaliteit van het archiefbeheer.
Hiertoe voert de Archiefinspectie van het Regionaal Historisch Centrum Delft,
namens de gemeentearchivaris, onderzoeken en inspecties uit. In 2006 heeft de
Archiefinspectie onderzoek gedaan naar het beheer van het archief van de
griffie.
Eindconclusie
van de inspectie is dat het beheer van het archief van de griffie op
behoorlijke wijze geschiedt.
Eindverantwoordelijk voor de goede, geordende en toegankelijke staat is de
griffier, die in de uitvoering van deze taak wordt ondersteund door het team
Documentaire Informatievoorziening - DIV (onderdeel van het vakteam
Informatiebeheer). Daarnaast wordt wat betreft faciliteiten meegelift met het
cluster Middelen.
Beide zaken zorgen ervoor dat er sprake is van een behoorlijke kwaliteit en
continuïteit voor wat betreft huisvesting en personeel. Echter voor deze
werkwijze zijn voor wat betreft de griffie formeel geen voorschriften
vastgesteld.
Volgens
artikel 30 van de Archiefwet 1995 is het college van burgemeester en wethouders
belast met de zorg voor de archiefbescheiden. Deze plicht is nader uitgewerkt
in de Archiefverordening van Delft 1997 en het besluit Informatiebeheer Delft
2006.
Uitvoering
van de beheertaken vindt plaats op basis van bovengenoemd besluit.
Het
Besluit Informatiebeheer gemeente Delft is formeel gezien niet van toepassing
op de griffie, daar er geen gezagsverhouding bestaat tussen griffier en het
college. Om de huidige werkwijze te kunnen voortzetten en om aan de zorgplicht
(zoals opgenomen in de Archiefwet) te kunnen voldoen, wordt door de inspectie
aanbevolen de huidige werkwijze te formaliseren en een regeling van dezelfde
strekking als het Besluit Informatiebeheer Delft 2006 voor de griffie vast te
stellen.
Gelet
op het bovenstaande stelt het presidium u voor:
Ø het in concept bijgevoegde
Besluit Informatiebeheer Griffie Delft 2007 vast te stellen.
Hoogachtend,
Het
presidium,
W.
Bot ,voorzitter.
Y.
van Delft ,griffier.
Stuk 63 II
20202260
De raad van de gemeente
Delft,
gelet op artikel 8 van de
Archiefverordening van Delft 1997,
gelezen de rapportage
‘Raadsgriffier en griffie’,
b e s l u i t :
vast te stellen de
Voorschriften
betreffende het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats (Besluit
Informatiebeheer griffie).
Artikel 1.1 (Begrippen)
In
dit besluit wordt verstaan onder:
a.
de wet:
De Archiefwet 1995, Stb. 1996, 366 en wetswijzigingen: Stb. 1997, 580; Stb.
2001, 131; Stb. 2001, 180 en Stb. 2004, 519.
b.
het besluit: Het Archiefbesluit 1995, Stb. 1995, 671 en zijn wijziging Stb. 1998,
266.
c.
de archiefverordening: Archiefverordening van Delft 1997, zijnde de in de
artikelen 30 eerste lid, artikel 31 en artikel 32 tweede lid van de wet
bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 27 mei
1997.
d.
archiefbewaarplaats: de in artikel 2 van de archiefverordening
aangewezen locatie.
e.
archiefruimte: een ruimte bestemd of aangewezen voor bewaring van informatie.
f.
informatie: de in artikel 1, onder c van de wet bedoelde archiefbescheiden in
papieren, digitale en/of andere vormen, die de gemeentelijke organen ontvangen
of opmaken in het kader van hun werkprocessen, voorzover deze niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
g.
beheer van informatie: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van
voorzieningen die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke
staat te brengen en te bewaren.
h.
werkproces: een complex van activiteiten ter vervulling van een taak of op grond
van een bevoegdheid uit hoofde waarvan informatie wordt ontvangen of opgemaakt.
i.
gemeentearchivaris: de volgens artikel 32 van de wet benoemde functionaris.
j.
griffier: de in artikel 107 van de gemeentewet genoemde functionaris
k.
beheerder: het hoofd van het vakteam waaraan het feitelijk beheer van informatie
is opgedragen.
l.
informatiesysteem: het systeem van documenten, procedures, apparatuur en programmatuur,
met behulp waarvan procesgebonden informatie kan worden vervaardigd, bewerkt,
verzonden, ontvangen en/of geraadpleegd.
m.
informatie structuurplan: een plan waarin is vastgelegd op welke wijze
de toegankelijkheid van informatie is georganiseerd en de informatie is
ingedeeld en gerangschikt.
n.
selectielijst: de lijst als bedoeld in artikel 5 van de wet.
De
griffier is verantwoordelijk voor het beheer van informatie betreffende de
werkprocessen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
Artikel
2.2 (uitvoering)
Het
feitelijk beheer van informatie wordt opgedragen aan het vakteam
informatiebeheer van het cluster Middelen.
Artikel
2.3 (advisering)
1.
De
beheerder en de griffier stemmen met elkaar af op welke wijze het beheer van
informatie plaatsvindt.
2.
De
beheerder wordt om advies gevraagd bij:
a.
opheffing,
samenvoeging of splitsing van een gemeentelijk orgaan of beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een
rechtspersoon;
b.
bouw,
verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van
ruimten als archiefruimte;
c.
verandering
van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;
d.
ontwerp,
vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.
1.
Informatie
wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden.
2.
De
beheerder stelt, in overleg met de griffier, een informatie structuurplan op.
3.
Het
informatie structuurplan bevat tenminste een overzicht van de bij de griffier
in gebruik zijnde informatiesystemen en bevat de gegevens genoemd in artikel 9
Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden ( 23 februari
2002, nr. WJZ/2002/6839(8080) ).
4.
De
griffier stelt, met instemming van de gemeentearchivaris, het informatie
structuurplan vast.
Artikel
3.2 (goede staat)
1.
De
griffier draagt er zorg voor, dat de informatie op dusdanige wijze en met
dusdanige materialen tot stand komt dat de materiële houdbaarheid ten minste in
overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
2.
De
griffier draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, als
bedoeld in de wet, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel
3.3 (geordende staat)
De
ordening van informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende
systematiek, die is vastgelegd in het informatie structuurplan.
Stuk 63 II pag.
3
Artikel
3.4 (toegankelijke staat; vastlegging)
1.
Uit
het informatiesysteem blijkt te allen tijde, waar de informatie zich bevindt of
wanneer deze is overgebracht, uitgeleend, vernietigd of vervreemd.
2.
Van
informatie wordt vastgelegd wanneer deze is ontvangen of opgemaakt, wie de
afzender of vervaardiger is, op welk werkproces zij betrekking heeft, de
samenhang met andere informatie en wat de status en het ontwikkelingsstadium
van deze informatie is.
3.
Van
informatie worden kenmerken zodanig vastgelegd, dat deze met behulp daarvan op
eenvoudige wijze kan worden teruggevonden en binnen redelijke termijn leesbaar
is.
Artikel
3.5 (toegankelijke staat; toegang)
1.
Iedere
griffiemedewerker heeft toegang tot die informatie die voor de uitvoering van
zijn werkprocessen nodig is.
2.
De
raad kan nadere regels stellen ten aanzien van de beveiliging van informatie.
Artikel 3.6 (toegankelijke staat; selectie)
1.
De
beheerder draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van
informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en
krachtens de wet gegeven voorschriften.
2.
Vernietiging
van informatie is slechts toegestaan bij en krachtens de wet gegeven
voorschriften.
3.
Ingeval
van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk,
dat de bewaartermijn aangeeft.
4.
Van
deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 3.4 lid
1 genoemde informatiesysteem.
Procedures
Artikel
4.1 (vervanging)
1.
De
beheerder kan een voorstel doen om informatie, die volgens de geldende
selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, te laten vervangen door
reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Besluit.
2.
De
beheerder stelt een risicoanalyse op.
3.
Vervanging
behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.
4.
De
griffier geeft opdracht tot vervanging.
5.
De
beheerder draagt vervolgens zorg voor de daadwerkelijke vervanging en
vernietiging van de vervangen informatie.
6.
De
beheerder maakt van de vervanging een verklaring op, die ondertekend wordt door
de griffier.
Artikel
4.2 (vernietiging)
1.
De
beheerder stelt jaarlijks een concept verklaring van vernietiging op. Daarin is
opgenomen een beschrijving van de informatie die voor vernietiging in
aanmerking komt, als mede op basis van welk voorschrift bij of krachtens de wet
selectie voor vernietiging plaatsvindt.
2.
Vernietiging
behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.
3.
De
griffier geeft opdracht tot vernietiging.
4.
De
beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke vernietiging van de informatie.
Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring.
Stuk 63 II pag.
4
Artikel
4.3 (overbrenging)
1.
Bij
overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het
geval het met een informatiesysteem ontsloten informatie betreft, het
informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
2.
De
beheerder stelt, in overleg met de gemeentearchivaris, een concept verklaring
van overbrenging op. Daarin is opgenomen een beschrijving van de informatie die
voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats in aanmerking komt.
3.
De
griffier geeft opdracht tot overbrenging en tekent samen met de
gemeentearchivaris het proces-verbaal van overbrenging.
4.
De
beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke overbrenging van de
informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de
verklaring.
Artikel
4.4 (ter beschikking stelling)
1
De
beheerder kan een voorstel doen om informatie ter beschikking te stellen. De
beheerder stelt een concept verklaring op. Daarin is opgenomen de grond van de
ter beschikking stelling en een beschrijving van de informatie die ter
beschikking wordt gesteld.
2
Ter
beschikking stelling behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.
3
De
griffier geeft opdracht tot de ter beschikking stelling.
4
De
beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke ter beschikking stelling
van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd
bij de verklaring.
5
De
gemeentearchivaris ontvangt een afschrift van de verklaring tot beschikking
stellen.
Dit
besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer griffie Delft
2007.
Het
besluit treedt in werking op 1 mei
2007.
Aldus
vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 april 2007.
,burgemeester.
,griffier
Toelichting:
Deze
regeling is een regeling van de griffie voor wat betreft het beheer van
informatie. Gezien de eigen verantwoordelijkheid op dit terrein ten opzichte
van het archief van het ambtelijk apparaat dat onder leiding van de
gemeentesecretaris staat, is het nodig een eigen regeling voor de griffie vast
te stellen. Deze regeling volgt overigens geheel het Besluit Informatiebeheer
zoals op 24 januari 2006 door het college vastgesteld.