volgende pagina

Waarom dit rapport?

De afgelopen jaren zijn diverse omgevingsfactoren gewijzigd. Bovendien staat ons een aantal belangrijke wijzigingen te wachten zoals het voortgaande organisatie-ontwikkelingsproces van de gemeente en de start van de Euro. Last but not least is er vanuit de raad op aangedrongen met een dergelijke nota te komen. Belangrijke punten werden door u genoemd als: risicobeleid, derivaten, performance-meting, professionaliteit, kaders en control.

De belangen van treasury zijn groter geworden en dit proces lijkt zich voort te zetten. Het is gelet op bovenstaande omgevingsfactoren noodzakelijk de treasury verder te professiona-liseren. Dit kan onder meer door in gebruikname van derivaten en professionele systemen. Meer in algemene zin is het gewenst het beleid, de organisatie en de kaders te herwaarderen en aan te passen.

In het afgelopen jaar is op meerdere plaatsen (onder meer Kadernota 1998/2002 en Nota Reserves van april 1997) gewezen op de relatie tussen treasury / financieringsresultaat, investeringen en reserves. In dit rapport wordt daar niet weer op ingegaan.

Wat staat er in de rapportage?

Hoofdstuk 1 geeft de doelgroep (te weten het bestuur) van deze treasuryrapportage aan.

In hoofdstuk 2 worden de missie, de doelstellingen en de taken van de treasury beschreven, waarbij de treasuryfunktie verantwoordelijk is voor de financiële bloedsomloop van de gemeente.

In hoofdstuk 3 komen de interne treasury-organisatie en de rangschikking van de treasurytaken over diensten en concern aan bod.

Vervolgens wordt in hoofdstuk 4 de treasury in perspectief geplaatst van gewijzigde omgevingsfactoren.

In hoofdstuk 5 worden de kaders en het instrumentarium van de treasury behandeld. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op de organisatorische inbedding en de voor de afdeling

treasury benodigde middelen. Overigens wordt hierbij aangesloten op de organisatieontwikkeling van de concernstaf.

In hoofdstuk 7 tenslotte zijn de conclusies en een samenvatting van de beslispunten opgenomen. Voor het leesgemak is een begrippenlijst als hoofdstuk 8 toegevoegd.

Waarom nu?

In het voorjaar van 1997 leek het erop dat het reorganisatieproces snel duidelijkheid zou verschaffen over de gewenste structuur van de organisatie. Op dat moment werd gekozen om te wachten met het uitbrengen van dit rapport over de treasury.

Nu, in mei 1998 zijn wij evenwel van mening dat ontwikkelingen (zie ook hoofdstuk 4)

rondom de treasuryfunktie niet langer uitstel rechtvaardigen. Gebruik van derivaten kan direkt bij de start, gezien de huidige posities en bij de huidige verwachtingen, een voordeel van ¦ 0,1 à ¦ 0,2 mln per jaar opleveren (zie het voorbeeld op pag. 24). Rol en taak van de concernstaf (waartoe de treasuryfunctie behoort) beginnen inmiddels ook duidelijker te worden.

Wanneer uitwerken?

De belangrijkste nieuwe beleidsuitgangspunten/beleidskaders voor de treasury voor de komende jaren worden thans vastgelegd.

De implementatie van een aantal voorstellen (bijv. het treasuryhandboek) zal gefaseerd gebeuren.

Het organisatierapport over de treasury is in eerste instantie geschreven voor het bestuur (Raad/ college van B&W). Het bestuur moet de hoofdlijnen van het treasurybeleid vaststellen en de kaders waaronder het ambtelijk management de treasurytaken kan uitvoeren, formaliseren.

Daarnaast geeft het rapport voor de ambtelijke organisatie richting aan de discussie over de organisatie van de treasuryfunctie in het kader van het gemeentebrede organisatieontwikkelingsproces.

Ten behoeve van de discussie over de externe oriëntatie van de treasury heeft ABN AMRO-Treasury Management Consultants (TMC) op 23 januari 1997 een presentatie gehouden voor de commissie middelen. Dit rapport is/wordt besproken in:

a. het controllersoverleg

b. DHO (hoofdlijnen)

c. OR

d. DMT.

De voor dit rapport specifieke meningen/adviezen die in deze vergaderingen worden gegeven, worden in de begeleidende notitie nader toegelicht en betrokken bij de besluitvorming door het college/gemeenteraad.

2.0. Wat is de missie?

Het aktief en gericht creëren en in stand houden van een aantal financiële randvoorwaarden voor het functioneren van de organisatie als geheel. Tevens draagt zij bij tot het vaststellen van het financieringsbeleid. Met financiële randvoorwaarden wordt gedoeld op:

- beschikbaarheid van de benodigde geldmiddelen voor het uitvoeren van de gemeentelijke taken;

- continuïteit en kwaliteit van de toegang tot de vermogensmarkten;

- bescherming van gemeentelijk vermogens- en renteresultaat tegen financiële risico’s;

- het optimaliseren van de informatiestromen intern en extern ten behoeve van financiële posities en prognoses.

Ten behoeve van de realisatie van deze missie is de afdeling Treasury Management (als vakafdeling binnen de concernafdeling financiën) ingesteld. De afdeling Treasury Management heeft binnen de geformuleerde missie doelstellingen die aktief en prospectief worden nagestreefd.

In beelden gedacht is de treasuryfunktie verantwoordelijk voor de financiële bloedsomloop van de gemeente.

De doelstellingen van de gemeentelijke treasury zijn de afgelopen jaren in essentie niet

gewijzigd (al maken de omgevingsfactoren van hoofdstuk 4 de verdere professionalisering wel noodzakelijk!). Zowel in de nota Treasury van 1988 als bij de oprichting van de

verbijzonderde afdeling Treasury Management (in het vervolg afgekort met TM) in 1992 zijn de belangrijkste doelen reeds vastgelegd. Voor het realiseren van die doelen (A) worden mensen en middelen ingezet, treasuryprocessen ontwikkeld en ingevoerd, in- en externe kontakten onderhouden, etc. (B + C).

In schema gezet:

A. Kosten- en risicovermindering

1. Optimaliseren van kosten en rente op aanwezige geldstromen.
Hierbij worden posities van de afzonderlijke rekeningen van de afzonderlijke diensten bij verschillende banken op concernniveau op een zo’n gunstig mogelijke wijze op elkaar afgestemd en vervolgens wordt zo gunstig mogelijk geld uitgezet of aangetrokken.

2. Minimaliseren van de kosten die banken ons in rekening brengen voor het betalingsverkeer.
De systematiek van betalen en ontvangen continu aanpassen zodat zo goedkoop mogelijk geld wordt geïnd of betaald. Resultaat wordt eveneens behaald door onderhandelingen met de banken om tot lagere tarieven te komen.

3. Het beperken van de primaire risico’s.

a. het renterisico:
Het renterisico is erop gericht de nadelige gevolgen van ongunstige renteontwikkelingen te beperken en tegelijkertijd van gunstige renteontwikkelingen zoveel mogelijk te profiteren.

b. het debiteurenrisico:

Bij garanties op individuele leningen en overeengekomen achtervangconstructies in de woningbouw- en de nutssector bestaat er een vrij aanzienlijk debiteurenrisico. Deze risico’s worden bewaakt en zoveel mogelijk beperkt. Daarnaast bestaan er debiteurenrisico’s bijvoorbeeld bij belastingen, retributies en leges voor geleverde producten van de gemeentelijke diensten.

c. beschikbaarheidsrisico: (bijzonder accent in relatie tot de EMU)

Afspraken op rijksniveau over het risicoprofiel van gemeenten met de bedoeling om geld van aanbieders buiten Nederland tegen zo’n goedkoop mogelijk tarief te verkrijgen.

4. Beperking en bewaking van de secundaire risico’s.

a. informatierisico

Juiste informatie over vermogensposities, markten en risico’s zijn noodzakelijk voor succesvolle treasurytransacties.

b. continuïteitsrisico

Het specialistische karakter van de werkzaamheden gecombineerd met het grote afbreukrisico maakt het noodzakelijk dat er continu in hoge mate deskundig personeel aanwezig dient te zijn.

c. frauderisico

Door de grote omvang van financieringstaken (bepalen, beheren, uitvoeren en registreren) is funktiescheiding van belang. De interne controle dient hierop afgestemd te zijn.

5. Optimalisatie van waardes en/of opbrengsten van bezittingen

Het mede actief vormgeven van bestemmingen aan bestaande bezittingen van de gemeente. Bijv. gevoerde discussies over aan- dan wel verkoop Bouwfondsaandelen en verhoging dividend, verkoop oude schoolgebouwen, etc. Bij grond en gebouwen ligt de primaire verantwoordelijkheid voor dit soort strategische vraagstukken niet bij TM. Op concernniveau moet men wel impulsen kunnen geven aan bepaalde ontwikkelingen. Hiervoor moet op concernniveau meer gestructureerde informatie over alle bezittingen van de gemeente beschikbaar komen. In samenwerking met de diensten moet het beleid ten aanzien van deelnemingen/bezittingen geformuleerd worden.

B. Systemen en strukturen

1. Betalingsverkeer

Zorgdragen voor faciliteiten waarbij de jaarlijkse inkomende en uitgaande geldstromen zo efficiënt mogelijk beheerd kunnen worden. Zo zijn bijvoorbeeld het "electronisch bankieren" en vrij recent "het chippen" bij parkeermeters ingevoerd.

2. Plannen van de financieringsstructuur en de financieringsbehoefte.

Meerdere malen per jaar moet de financieringsstructuur en -behoefte worden beoordeeld. Hiervoor zijn goede automatiseringssystemen nodig.

Voor een belangrijk deel van de informatievoorziening is TM afhankelijk van andere diensten/afdelingen; het betreft hier vnl. grondzaken (bouwrijpmaken en de uitgifte) de aktiva-administratie en plannen tot (des)investeringen en informatie over de reserves/voorzieningen. Hier ligt een belangrijke samenwerkingsrelatie naar alle diensten toe. Treasury is een prospectieve activiteit.

3. De structuur van het financieringsbeleid.

Er bestaat vanuit de treasury samenhang met vraagstukken zoals omslagrente, omvang van reserves en voorzieningen, afschrijvingsbeleid, waarderingsgrondslagen, beheer onroerend goed, etc. Deze samenhang moet voor iedereen transparant zijn. In dit verband kan verwezen worden naar:

a. nota reserves d.d. mei 1997;

b. de notitie: rentemechanismen, investeringsniveaus en hoogte reserves van mei 1998;

c. Kadernota 1998-2001.

Via de besluitvorming over de nota rentemechanismen wordt beoogd dat de samenhang op een systematische wijze gepresenteerd en "gecontrolled" wordt. Eén van de adviezen/beslispunten in dat verband is de verdere professionalisering van de financieringsplanning.

4. Organisatie en administratie.

Gelet op het afbreukrisico en de noodzakelijke flexibiliteit in handelen, moeten de organisatie en de administratie(s) degelijk en tegelijk snel, flexibel en hoogwaardig de gewijzigde omstandigheden kunnen verwerken.

C. Samenwerking

In de praktijk van iedere organisatie heeft de waarde van het geld veelal een ondergeschikte rol. Vaak realiseert men zich alle consequenties op financieringsgebied pas nádat de transaktie (nagenoeg) is gerealiseerd. TM heeft tot taak iedereen te confronteren met het feit dat "geld geld kost" en dat dat principe een wezenlijk onderdeel is van het integrale management binnen alle organisatieonderdelen.

Voor een adequate treasury is kwalitatief goede en tijdige informatievoorziening vanaf de bron (diensten) noodzaak. Van belang is dat informatieleveranciers in de organisatie concrete prospectieve uitspraken doen. (Over het algemeen is de cultuur er op gericht verslaglegging en verantwoording over de voorbije periode te doen. Prognoses van activiteiten zijn op dit moment voor treasury nog te vaak niet of niet op de juiste wijze en tijdstippen beschikbaar).

2.2.0. De treasurytaken

De taken voor TM en de diensten liggen op de navolgende terreinen:

Het totaal van akties gericht op de financiering van de dagelijkse en incidentele aktiviteiten van de gemeente. Doelstelling hierbij is tegen de laagst mogelijke rentekosten aantrekken van gelden.Het verloop van de portefeuille opgenomen geldleningen van 1999 t/m 2002 in miljoenen guldens is als volgt: (stand per 31.12.1997: 720 miljoen)

Hierin zijn niet opgenomen de leningen die in de komende jaren nodig zijn voor nieuwe investeringen (zoals Zuidpoort).

Beleggingen

In Delft impliceert dit het beheer van de deelnemingen (NV Bank Nederlandse Gemeenten, Bouwfonds Nederlandse Gemeenten, EZH, Delfland en het Waterleidingbedrijf Europoort).

Beheer leningenportefeuille uitgeleend geld

Dit betreft leningen aan woningbouwcorporaties. De activiteiten zijn gericht op het afspraken maken met corporaties en het analyseren van mogelijke toekomstige wijzigingen in deze portefeuille (bijv. vervroegde aflossing).

Het verloop van de portefeuille uitgeleend geld is ongeveer hetzelfde. De vrij snelle daling wordt veroorzaakt door mutaties in de portefeuille uitgeleende gelden (u/g). De afbouw in de u/g portefeuille heeft voornamelijk te maken met de afbouw van het leningenpakket voor de woningbouwsector.

Beheer onroerend goed

Hiermee wordt gedoeld op:

. het constateren van verschillen tussen boekwaarde en (potentiële) marktwaarde van onroerend goed dat in het bezit is van de gemeente;

. het analyseren en signaleren van potentieel aantrekkelijke aan- en verkopen; dit tevens in relatie tot mogelijke alternatieve activiteiten op het gebied van corporate finance en financieel beleid (zoals verkoop aandelen, wijzigingen rentebeleid, etc.)..

2.2.3. Risicobeheer

Het risicobeheer omvat alle risico’s waaraan de gemeente bloot staat. De aandachtspunten zijn:

Rentemanagement

Hierbij is het doel continu er zorg voor te dragen dat het na te streven maximale resultaat getoetst wordt aan het maximaal aanvaardbare risico. Onaanvaardbare risico’s moeten worden afgedekt op korte of op lange termijn.

Beschikbaarheidsrisico

Alle akties gericht op het beschikbaar hebben van voldoende instrumenten om middelen tegen de laagste kosten te verkrijgen.

Risk management/verzekeringen

Het in kaart brengen en desgewenst verzekeren van risico’s in de bezittingen c.q. handelingen van de gemeente. Dit onderwerp valt buiten het bestek van deze nota. Over dit onderwerp werd u al eerder geïnformeerd in de commissie Middelen van december 1996. Dit jaar ontvangt u een vervolgnotitie over het Risk Management van de gemeente.

Debiteurenrisico´s/garanties

Van belang zijn gemeentelijke richtlijnen voor publiekrechtelijke/privaatrechtelijke debiteuren van gemeentelijke diensten en ter uitwerking daarvan een actief debiteurenbeheer.

Daarnaast geldt specifiek voor een aantal gemeentelijke beleidsvelden: zorgdragen voor inventarisatie van risico’s en waar mogelijk akties ondernemen ter vermindering van deze risico’s. Bijvoorbeeld risico’s overdragen (denk aan WEW, ofwel Waarborgfonds eigen woningen; WSW, ofwel Waarborgfonds Sociale Woningbouw en Waarborgfonds voor de Sport).

Tevens worden jaarverslagen (extern van instellingen) geanalyseerd en waar nodig besprekingen gevoerd met betrokken instellingen. Zie voor de kaders van het garantiebeleid overigens ook de beleidsnota "Garanties in Context" (1992).

De omvang van de garantieportefeuille bedraagt per ultimo 1997 ¦ 2.078 miljard.

Algemene managementrisico´s

Door het bijzondere karakter van de treasury gaat het om een aantal algemene risico´s in het bijzonder; nl. het informatierisico, het continuiteitsrisico en het frauderisico.

2.2.4. Investor Relations (netwerken)