30 augustus 2001

Met het bibliotheekbestuur hebben over deze toekomst en bezuiniging eind 1996 gesprekken plaats gevonden, waaruit is gebleken dat het bestuur zich positief wil inzetten voor het scenario van centralisatie, parallel aan de gemeentelijke inzet om de voorwaarden te scheppen voor een adequate centrale huisvesting. Het bibliotheekbestuur is daarop hard aan de slag gegaan en heeft met breed draagvlak binnen de eigen organisatie een nota Bibliotheek van de Toekomst opgesteld en eind 1997 aan het college gepresenteerd. Op verzoek van de gemeente is daaraan een notitie toegevoegd waarin de toekomstvisie in enkele bezuinigingsvarianten is vertaald.

De voorliggende nota aan uw college dient als spoorboekje voor de standpuntbepaling over de stukken van het bibliotheekbestuur. Er wordt een samenvatting gegeven van beide stukken en de stand van zaken rond de huisvesting wordt beschreven. Op basis van deze gegevens worden voorstellen gedaan.

1. Het bibliotheekbeleid.

De gemeente heeft de uitvoering van het bibliotheekbeleid in handen gelegd van de Stichting Openbare Bibliotheken Delft.

De gemeente subsidieert de Stichting met een bedrag van 3,2 miljoen structureel voor het uitvoeren van de volgende kerntaken:

• media-aanbod
• leesbevordering
• raadpleegfaciliteiten
• informatiebemiddeling
• aanbod voor onderwijs en andere instellingen
• bibliotheekeducatie

Begin jaren negentig heeft een reorganisatie plaatsgevonden, waardoor het bibliotheekwerk nu geschiedt vanuit de Centrale vestiging (Kruisstraat) en twee filialen (Voorhof-Buitenhof en Tanthof). Als referentiekader voor de dienstverlening van een bibliotheek die beschikt over het genoemde subsidiebedrag wordt de norm van 800.000 uitleningen per jaar gehanteerd en 18.000 leden (rapport Schoots, 1989). Het aantal uitleningen in Delft zit 10% boven deze ‘norm’, het aantal leden 25% erboven.

De bibliotheek heeft eind 1997 de beleidsnota "De bibliotheek van de toekomst" uitgebracht. Deze bevat de volgende beleidskeuzes:

• Informatievoorziening op de technische ontwikkelingen afstemmen;
• Spreiding en aanbod van bibliotheekvestigingen passend op de mobiliteit;
• Centrale bibliotheek uitbouwen tot informatiecentrum;
• Filialen specialiseren op media met culturele of cultureel recreatieve functies;
• Ondersteuning van het voortgezet onderwijs;
• Ondersteuning aan basisonderwijs, accentverschuiving naar nieuwe media;
• Actieve rol in leesbevordering; prioriteit bij achterstandsgroepen;
• Actieve rol in mediagebruik; prioriteit bij achterstandsgroepen;
• Bevorderen van zelfredzaamheid van klanten;
• Actieve communicatie naar publiek in aanbod van producten en diensten;
• Tarievenbeleid per domein.

Knelpunten bij de realisatie van de visie zijn volgens het bibliotheekbestuur:

• ontoereikende huisvesting van de centrale bibliotheek
• gebrek aan financiële middelen voor ontwikkeling en vernieuwing
• verhoging van de externe kosten (auteursvergoedingen).

De bibliotheek verwacht dat haar beleidsvisie op hoofdlijnen overeenstemt met die van de gemeente. "De strategische keuzen vragen echter een inzet van middelen die afwijkt van wat de gemeente voor ogen heeft.", stelt de bibliotheek.

Hiermee zegt het bibliotheekbestuur dat de besparingen - ter hoogte van een ton - die reeds enkele jaren binnen de eigen bedrijfsvoering gerealiseerd zijn, noodzakelijkerwijs worden ingezet voor het ontwikkelen en onderhouden van de informatiefunctie. Dat is een overlevingsnoodzaak in deze informatiemaatschappij. De bestaande besparingen in de bedrijfsvoering staan derhalve geen korting op het subsidiebedrag toe, omdat dat het voortbestaan van de bibliotheek in gevaar brengt. Korting op het subsidiebedrag betekent hoe dan ook dat de dienstverlening wordt verminderd.
In de volgende paragraaf worden de bezuinigingsmogelijkheden op een rij gezet.

2. De mogelijkheden van bezuiniging.

Het bibliotheekbestuur heeft tot medio 1998 gekoerst op het beleid in de gemeentelijke Strategienota. Dat wil zeggen, voorbereiden van centralisatie en ontwikkelen van de informatiefunctie. Daarbij heeft het vorige college vooral ook een relatie gelegd naar de mogelijke nieuwe centrale huisvesting in de Zuidpoort. Het dilemma dat de ingangsdatum van de bezuiniging van ƒ 250.000,= (het jaar 1999) niet spoort met de realisatie van nieuwe centrale huisvesting (na 2002), is door de gemeente niet opgelost. Wel is voorbereidend onderzoek gedaan naar de andere huisvesting. .

Na de collegewisseling kreeg de bibliotheek de opdracht om met ingang van 1999 een bezuiniging van ƒ 150.000,= te realiseren. Uw college heeft met instemming van de gemeenteraad de aanvankelijke taakstelling van ƒ 250.000,= verlaagd naar ƒ 150.000,=. Hiermee is beoogd te voorkomen dat de bibliotheek haar dienstverleningsniveau drastisch moet verminderen, terwijl een directe koppeling aan een nieuwe centrale huisvesting niet nodig is.

Bovendien wil de gemeente de bibliotheek ondersteunen in het ontwikkelen van de informatiefunctie. De gemeente subsidieert deze informatiefunctie via Delft Kennisstad met een eenmalig bedrag van ƒ 150.000,=. Daarnaast maakt de bibliotheek ook aanspraak op landelijke gelden die bedoeld zijn voor het opbouwen van de informatiefunctie van bibliotheken. Financiële ruimte voor de inhoudelijke ontwikkeling van de bibliotheek tot mediatheek, zoals ook in het collegeprogramma gewenst, is hiermee gecreëerd.

2.1. Bezuinigingsvarianten

In een intensief onderhandelingsproces tussen gemeente- en bibliotheekbestuur zijn 5 serieuze bezuinigingsvarianten ingebracht. Deze komen onderstaand met toelichting en standpunten op een rij.

Enkele andere varianten, zoals verhogen lezersbijdragen, efficiency verbetering, afstoten muziekbibliotheek en de stimuleringstaak afstoten, zijn voor het bibliotheekbestuur niet aanvaardbaar, op grond van te negatieve effecten en te geringe besparing.

A.  Sluiten van filiaal Tanthof.

De meest vergaande variant is het sluiten van een bibliotheekfiliaal. Het bibliotheekbestuur meent dat, gezien de omvang van de bezuiniging, opheffing van een filiaal in de rede ligt. Dit past in de doelstelling van centralisatie van het bibliotheekwerk, biedt ruimte om flankerend beleid te kunnen invullen en de informatiefunctie te ontwikkelen.

Het ledenverlies bestaat voor tweederde uit jeugdleden.

Deze variant is voor de gemeente thans niet bespreekbaar, in verband met de omvang van de vermindering in decentrale dienstverlening en het ontbreken van een goede uitwerking van het centralisatiebeleid.

 B. Afstoten van het schoolbibliotheekwerk.

Afstoten van het schoolbibliotheekwerk levert een bijna voldoende bijdrage aan de bezuinigingstaakstelling en wordt om die reden als een reële optie beschouwd.

In deze variant blijven beide filialen intact; de dienstverlening aan het basisonderwijs wordt afgestoten. Als motief geldt dat de kosten thans vele malen hoger zijn dan de financiële opbrengsten. De kosten zijn thans ƒ 140.000,= en de opbrengsten ƒ 10.000,= Dat komt neer op een bijdrage van ca ƒ 275,= per school, ƒ 1,25 per leerling.

Bij het afstoten van het schoolbibliotheekwerk zijn er geen compenserende maatregelen voorzien.

Uit de gesprekken met de afdeling onderwijs is gebleken dat het schoolbibliotheekwerk zo veel waardering oogst dat opheffing ervan als maatschappelijk ongewenst wordt beschouwd. Alle basisscholen worden bereikt, in totaal 7800 leerlingen, en het werk speelt ook een belangrijke rol in het achterstandsbeleid. En het toekomstperspectief is er ook omdat aan beide kanten gewerkt wordt aan ICT-ontwikkelingen.

Zowel gemeente als bibliotheekbestuur zijn geen voorstander van deze bezuiniging. Wel kan iets kritischer naar het economisch rendement worden gekeken. Voor het schooljaar 1999/2000 kan de bibliotheek haar tarief aan de scholen verhogen. Gezien het huidige tarief is volgens de gemeente een verhoging van de bijdrage per leerling van ƒ 1,25 naar ƒ 1,75 aanvaardbaar. Dit levert maximaal ƒ 4.000 per jaar op.

C. Filiaal Tanthof beperken tot jeugdfiliaal.

Een van de twee filialen wordt omgezet in een jeugdfiliaal. Het aantal openingsuren wordt hier gehalveerd en de uitleenfunctie voor volwassenen wordt door de andere vestigingen overgenomen. Op grond van overwegingen ten aanzien van de gebouwen kiest het bibliotheekbestuur voor omzetting van filiaal Tanthof.

Bij het ombouwen van een filiaal tot jeugfiliaal worden de overige vestigingen iets versterkt om de overloop van leden te kunnen opvangen; uitbreiding van openingstijden is daarbij niet aan de orde.

De gemeente vindt het alternatief van het jeugdfiliaal op zich passen bij de koers die samen met het bibliotheekbestuur kan worden ingezet om ook in de toekomst kwalitatieve dienstverlening te behouden. Maar het model heeft een te groot ledenverlies als gevolg van het feit dat het centralisatiebeleid nog niet praktisch is uitgewerkt, in de betekenis voor decentrale service(punten). Door het niet synchroon lopen van afbouw- en opbouwmaatregelen, is deze variant voor de gemeente niet aan de orde.

D. Beperkte teruggang openingstijden in de beide filialen.

De gemeente heeft een spreidingsvariant ingebracht, waarbij de twee filialen een beperkte vermindering van openingstijden krijgen. Daarbij zou geen sprake hoeven te zijn van ledenverlies en kan de bibliotheek tot het gevraagde bezuinigingsbedrag komen.

Het bibliotheekbestuur wijst dit voorstel af om twee redenen:

1) Er zal toch ledenverlies optreden, naar schatting 300. Dit omdat deze maatregelen niet leiden tot een overstap van leden naar de centrale bibliotheek;

2) De personeelsformatie vermindert met 8% terwijl de omvang van de werkzaamheden gelijk blijft; deze werkdruk is niet verantwoord.

E. Filiaal Tanthof wordt een servicepunt volwassenen én jeugdfiliaal.

In deze variant wordt de collectie voor volwassenen niet overgeheveld naar andere vestigingen, maar in hetzelfde filiaal anders beschikbaar gesteld. Er wordt een servicepunt voor volwassenen ingericht, waarbij de helft van de collectie (de romans) blijft staan aangevuld met een besteldienst. Juist deze besteldienst past als pilot binnen de centralisatie van het bibliotheekwerk en maakt gebruik van de ontwikkelingen op het gebied van de informatie- en communicatietechnologie (ICT). Op deze wijze zullen minder lezers afhaken.

De gemeente vindt dat het bibliotheekbestuur met dit voorstel een belangrijke randvoorwaarde in het handhaven van dienstverlening heeft vervuld en is bereid dit als basis voor een subsidieovereenkomst te hanteren.

Resume.

Het overzicht van de bezuinigingen per variant:

2. Voorbereiding meerjarensubsidieovereenkomst

De gemeente wil met de grote instellingen die het gemeentebeleid uitvoeren komen tot meerjaren-afspraken. Dat past volledig in de nieuwe subsidiesystematiek. Het ontbreekt in de praktijk nog vrijwel aan dergelijke meerjaren-afspraken, omdat daarvoor nodig is dat de beleidsrichting eenduidig is. Voor het bibliotheekbeleid is met deze nota de beleidsrichting vast te stellen en kan tot een meerjaren-subsidie-overeenkomst worden gekomen. Die overeenkomst bevat de volgende elementen:

a. De contractperiode is van 1999 tot en met 2002.

b. De inhoud van het biblotheekbeleid, conform paragraaf 1 van deze nota. De kerntaken, beleidskeuzes en prestatienormen worden vastgelegd.

c. De wijze waarop de bezuiniging wordt gerealiseerd. De variant die op een bestuurlijk compromis kan rekenen (zie paragraaf 2.1.) is E: filiaal Tanthof blijft bestaan als filiaal voor de jeugd en wordt ontwikkeld als servicepunt voor volwassenen. Voor het college is de doorslaggevende reden dat de dienstverlening dicht bij huis het meest in tact blijft. Voor het bibliotheekbestuur is er met het servicepunt voldoende bewegingsruimte in de richting van voorbereiding van centralisatie.

d. De verandering in het filiaal Tanthof is een basisafspraak voor de komende contractperiode. Daarnaast zal de bibliotheek een plan ontwikkelen voor flankerend beleid over heel Delft; dit is nodig voor een effectief gecentraliseerd bibliotheekwerk. Bij flankerend beleid wordt specifiek gedacht aan het ontwikkelen van decentrale servicepunten, waarbij relaties worden gelegd naar de wijkaanpak en het voorzieningenbeleid op het gebied van ondermeer welzijn, zorg en onderwijs.

e. De financiële afspraak. Duidelijk is dat een deel van de bezuiniging op deze wijze niet wordt gerealiseerd. Toch blijft de volledige bezuinigingsopdracht bij het bibliotheekbestuur. De gemeente is wel bereid te helpen met overbrugging. Dat houdt in dat de gemeente, buiten de incidentele kosten, 4 x 35.000,= voorfinanciert en dit in de volgende contractperiode in mindering brengt op het subsidiebedrag. Daarbij wordt er van uitgegaan dat er in die contractperiode een nieuwe centrale huisvesting kan worden gerealiseerd, die een uitwerking van het centrale bibliotheekwerk mogelijk maakt. Door een andere benadering van de filialen kan de bibliotheek deze korting op verantwoorde wijze opbrengen.

Afspraken

Op basis van de gevoerde besprekingen wordt het voor het bibliotheekbestuur mogelijk de opgelegde bezuiniging te realiseren met behoud van voldoende kwaliteit en passend in de door haar geformuleerde en door de gemeente gedeelde toekomstvisie.

Met het bibliotheekbestuur is overeengekomen dat de richting als volgt wordt:

• een afspraak voor 4 jaar over de te leveren prestaties.
• omvormen van filiaal Tanthof tot jeugdfiliaal en servicepunt volwassenen. Gedurende de contractperiode geen verdere aanpassing van de dienstverlening in de filialen Tanthof en Buitenhof.
• verhogen van het economisch rendement van het school-bibliotheekwerk door een tariefstijging van ƒ 0,50 per leerling.
• op termijn centralisatie van het bibliotheekwerk. Door middel van het ontwikkelen van servicepunten wordt flankerend beleid ingevuld. Hiervoor wordt in het jaar 2000 een plan van aanpak verwacht.
• de incidentele kosten 1999 en de niet te realiseren bezuiniging in de periode 1999 - 2002 (totaal ƒ 235.000) worden gedurende 1999 - 2002 opgevangen en in de periode 2003 - 2006 bugettair neutraal voor de gemeente op het subsidiebedrag in mindering gebracht.

Beide partijen werken dit verder uit na de besluitvorming van de gemeente.

3. Epiloog: Een nieuwe centrale bibliotheek anno 2002?

Laten we nog even teruggrijpen op het begin van deze nota: de centrale huisvesting. De ontwikkeling van de bibliotheek tot mediatheek vraagt om een voldoende centrale huisvesting.
De gewenste optie is een toegankelijk bibliotheekgebouw dat modern en goed is uitgerust voor zijn huidige functies en de nieuwe functie van informatiecentrum.
De discussie en besluitvorming over de centrale huisvesting van de bibliotheek dient parallel plaats te vinden. Verwezen wordt nogmaals naar de separate nota.
Centralisatie van het bibliotheekwerk op Delftse schaal hoeft niet bedreigend te zijn voor de dienstverlening aan de burgers. De informatiefunctie betekent ook het ontsluiten van de bibliotheek met nieuwe technieken, die niet perse gekoppeld zijn aan een bibliotheekgebouw. Als de bibliotheek een filiaal verlaat, kan dat gebouw wellicht een ruimere buurtfunctie worden gegeven met bijvoorbeeld een leesruimte voor ontmoeting en informatievoorziening. En als in meer buurtgebouwen deze functies worden ingepast, dan wordt de stad er in dienstverlening zeker rijker van. Het is dan wel zaak om alle lopende herstructureringsprocessen in de stad Delft goed op elkaar af te stemmen, zodat integrale afwegingen mogelijk worden over de functionaliteit van voorzieningen op het gebied van welzijn, zorg en onderwijs.

4. Voorstellen:

1. De toekomstvisie van het bibliotheekbestuur overnemen als politieke koers, met als consequentie dat steun wordt gegeven aan de ontwikkeling van een informatiefunctie en centralisatie op termijn. Uitspreken dat centralisatie gepaard dient te gaan aan decentrale service.
2. Vaststellen dat het bibliotheekbestuur de ontwikkeling van de informatiefunctie met een aanvullend subsidie van ƒ 150.000,= incidenteel vanuit Delft Kennisstad door het treffen van efficiencymaatregelen zelf kan financieren.
3. Instemmen met het voorstel van het bibliotheekbestuur om filiaal Tanthof aan te passen tot jeugdfiliaal en volwassenenservicepunt.
4. Het bibliotheekbestuur verzoeken om voor het jaar 2000 met een plan van aanpak voor het flankerend (servicepunten)beleid bij centralisatie te komen.
5. De bibliotheek gedurende de contractperiode compensatie bieden tot maximaal ƒ 235.000,=, om de incidentele kosten voor 1999 (95.000) en het tekort aan bezuiniging (4 x 35.000) op te kunnen vangen. Het te compenseren bedrag wordt de eerstvolgende contractperiode gekort op het subsidiebedrag.
6. Op basis van het voorafgaande met de bibliotheek een meerjaren-subsidieovereenkomst afsluiten voor de periode 1999 - 2002, waarbij het jaarlijks subsidie met ƒ 150.000,= zal zijn verminderd en als randvoorwaarde geldt dat aan de dienstverlening in de filialen gedurende deze periode niet verder wordt getornd.
7. Op korte termijn besluitvorming voorbereiden over de centrale huisvesting van de bibliotheek in het kader van het Zuidpoortplan.