30 augustus 2001

naar agenda

Nota

Onderwerp

19-04-1999  J.P. van de Berg

1. Inleiding

Met theater de Veste wordt een meerjarenafspraak voorbereid over prestatie-eenheden en subsidie. In 1996 is dat nog niet gelukt, omdat onvoldoende duidelijk was welke prestatienormen er voor een theater als dit, met het gereserveerde subsidiebedrag, kunnen gelden. In 1997 is uitgesproken een meerjarenafspraak te willen maken over de periode 1999 – 2002, op basis van een evaluatie van twee volledige theaterseizoenen.

Er is nu voor gekozen de evaluatie te verrichten op basis van kalenderjaren, omdat daarbij sprake is van gecontroleerde cijfers.

De evaluatie betreft de gehele situatie van het theater; er wordt iets gezegd over de exploitatie maar ook over het gebouw. De evaluatie leidt tot herijking van het budgetsubsidie en voorstellen over ontbrekende functionaliteiten.

Deze evaluatie is gebaseerd op

1. basisgegevens aangeleverd door het theater (§ 2);
2. een doorlichting van de exploitatie door Drijver & Partners (§ 3);
3. gegevens over de functionaliteit van het gebouw (§ 4). In verband met de besluitvorming over Zuidpoort is het noodzakelijk op grond van deze nota ook een besluit te nemen over de mogelijkheden van verbouwing van het theater. Hierbij wordt gebruik gemaakt van rapportages van Bureau Bouwcoördinatie Nederland in samenwerking met Drijver & Partners.

De nota eindigt met conclusies (§ 5) en voorstellen (§ 6).

2. Basisgegevens

In 1996 zijn met het theaterbestuur (voor 1 jaar: seizoen 97-98) afspraken gemaakt over prestaties:

• een brede programmering
• 140 professionele voorstellingen
• 125 culturele en commerciële verhuringen (verhouding 2/3^e – 1/3^e)

De tegemoetkoming van de gemeente hiervoor was een subsidie van fl 1.311.380,- , inclusief een incidenteel bedrag van fl 172.000,-. Het theater dient inspanningen te verrichten voor een sluitende exploitatie zonder het incidentele bedrag (met ingang van seizoen 1998-1999).

Het resultaat van deze afspraak is te zien in onderstaande tabel 1.

tabel 1

In tabel 2 staan de bezoekersaantallen voor professionele voorstellingen en de bezettingspercentages vermeld.

Volgens gegevens van Drijver & Partners is de volgende bandbreedte acceptabel voor het voorzieningenniveau van het Delftse theater:

- professionele voorstellingen: tussen 80 en 140

- culturele verhuringen: tussen 40 en 90

- commerciële verhuringen: tussen 20 en 40

Het totaal aantal activiteiten bedraagt maximaal 240.

De resultaten van theater de Veste kenmerken zich door

• Toename van het aantal professionele voorstellingen en stijging van het bezettingspercentage tot een voor landelijke begrippen grote hoogte.
• Een meer dan gemiddeld aantal culturele verhuringen.
• Een zeer gering aantal commerciële verhuringen.

Naast deze harde cijfers zijn de volgende inspanningen verricht om de inkomsten te verhogen:

• Investering inrichting Theatercafé
• Nieuwe bedrijfsleider afkomstig uit de horeca
• Acquisitie verhuringen
• Businessclub opgericht
• Prijzen van drankjes verhoogd
• Eigen theaterbon geïntroduceerd
• Promotiebeleid verder ontwikkeld: jongerenzwerfkaart, jeugdtheaterbrochure
• Ontwikkeling van een scholierenabonnement.

3. Doorlichting

Deze paragraaf bestaat uit twee delen.

In de eerste plaats is een oordeel gegeven over theater De Veste in vergelijking met andere theaters/normen.

In de tweede plaats is een relatie gelegd naar de in Delft gehanteerde prestatienormen.

Er is in beide gevallen gekeken naar

• het resultaat
• de bedrijfsvoering, als belangrijke voorwaarde voor dat resultaat.

3.1. Vergelijking met anderen

Drijver & Partners concluderen dat het aantal activiteiten dat plaats vindt in Theater de Veste (233 in het jaar 1998) zeker acceptabel is in relatie tot de functionaliteit van de voorziening. De verdeling van dit aantal over de verschillende activiteiten is niet optimaal (zie hiervoor ook de volgende paragraaf). Het is positief te noemen dat er het afgelopen jaar aanmerkelijk meer bezoekers afkwamen op professionele voorstellingen. Dit duidt erop dat het theater een toenemende rol speelt in de Delftse samenleving.

In 1997 heeft Langeveld Consultancy de bedrijfsresultaten van het theater vergeleken met een aantal andere theaters met een vergelijkbare programmering. Dit leidde tot een "goede score op vrijwel alle punten". Het aantal verhuringen voor cultureel gebruik werd gemiddeld genoemd. Het aantal verhuringen voor niet-cultureel gebruik is laag; verhoging hiervan zou kunnen bij meer zalen, lunchruimten en meer op niet-culturele verhuringen afgestemde inrichting van organisatie en verkoop. Het huidige gebouw leent zich hier niet zo goed voor.

We raken hiermee dus aan het profiel van het theater en de voorwaarden daarvoor.

Drijver en Partners stelt dat het beoordelen van de prestatie van een theater en de vergelijking tussen verschillende theaters of tussen verschillende exploitatiejaren van een bepaald theater met de nodige zorgvuldigheid moet gebeuren. Het exploitatieresultaat is namelijk enerzijds afhankelijk van de wijze van bedrijfsvoering maar anderzijds ook van de keuze die gemaakt worden ten aanzien van de "activiteitenmix".

In onderstaande tabel wordt het financiële resultaat van de verschillende activiteiten vermeld. Duidelijk is dan ook direct dat elke verandering van het aantal activiteiten en aldus een herverdeling van de "activiteitenmix" andere gevolgen heeft voor het exploitatieresultaat.

De vaste kosten van het theater zijn becijferd op fl 1.084.000,= (bedragen 1999). Ten opzichte van het huidig subsidiebedrag is slechts fl 156.000,= variabel (totaal subsidie fl 1.240.000,=).

tabel 3

3.2. Herijking van de normen

Volgens Drijver & Partners is voor een optimaal cultureel en economisch rendement van theater de Veste de norm van 130 – 140 professionele voorstellingen te hoog. Het gaat ten koste van de ruimte en aandacht voor commerciële verhuringen. Aangezien een professionele voorstelling verlies oplevert (gemiddeld fl 2200) en een commerciële verhuring winst (gemiddeld fl 1713) heeft dit een negatief effect op de exploitatie. Een norm van 110 – 120 voorstellingen, gekoppeld aan de realisatie van noodzakelijke randvoorwaarden voor commerciële verhuur (keuken, marktgevoeligheid), geeft ruimte voor een norm van minimaal 20 commerciële verhuringen.

Aparte aandacht is nodig voor de culturele verhuringen. Het theater haalt daar wel een redelijk/voldoende aantal, maar niet de gestelde opbrengst. Vooral vanuit visie op cultuurbeleid worden concessies gedaan aan de huurprijs en wordt daarmee de theaterexploitatie negatief beïnvloed. Het is hier nodig dat de gemeente een keuze maakt voor aanvullende indirecte of directe subsidiëring van de culturele verenigingen en kunstzinnige vorming, om het theater in staat te stellen een economischer opstelling te kiezen.

Beleidskeuze culturele verhuringen

De gemeente heeft de intentie de amateurkunst te bevorderen. Op dit moment vindt een onderzoek plaats naar de accommodatiebehoefte in deze sector, waarover in de loop van het jaar 1999 wordt gerapporteerd.

Juist voor de amateurkunst is duidelijk dat er meer mogelijkheden moeten zijn, zoals nu al het geval is, om producties op te voeren. Dat hoeft dus niet perse theater de Veste te zijn, maar kan bijvoorbeeld ook het Floratheater zijn. In alle gevallen is hierbij subsidie in de huurprijs noodzakelijk. De gemeente wil ook vooral stimuleren dat verenigingen zelf keuzes maken in de locaties. Dat pleit ervoor het extra subsidie niet bij voorbaat in de exploitatie van theater de Veste op te nemen, maar aan de amateurkunstverenigingen te doen toekomen.

Aan de andere kant is het, zowel cultureel als exploitatie-technisch, belangrijk dat theater de Veste een evenwichtig cultureel profiel kan invullen. Culturele verhuringen behoren tot dat profiel, ook al vanwege het effect op de belangstelling voor de theaterprogrammering. Dat betekent dat in de prestatie-afspraken met theater de Veste ook enige financiële zekerheid op dit vlak moet worden geboden. Dat is des te meer van belang omdat de huidige culturele verhuringen in het theater voor meer dan de helft bestaan uit verhuringen aan Vrije Akademie, Kunstzinnige vorming en scholen. Subsidie aan amateurkunstverenigingen sluit niet aan op deze vorm van verhuring.

Beide kanten afwegend wordt de volgende beleidskeuze gemaakt:

Door ons niet te beperken tot theater de Veste kunnen en willen we boven het gemiddelde van de door Drijver & Partners aangegeven normstelling tussen 40 en 90 blijven, door een norm van 75 hanteren. Daarmee is een subsidiebedrag gemoeid van ongeveer fl 45.000,=.

Met theater de Veste spreken we een minimum van 50 culturele verhuringen af, waarmee vooral de educatieve instellingen invulling kunnen geven aan hun presentaties en producties. Daarmee wordt fl 30.000,= vast in de exploitatie van theater de Veste opgenomen.

De overige 25 culturele verhuringen worden afhankelijk gesteld van de keuze van de amateurkunstinstellingen. Een bedrag van fl 15.000,= wordt als subsidieregeling flexibel gemaakt.

Bijkomend voordeel van deze verdeling is dat theater de Veste voldoende ruimte houdt voor commerciële verhuur, die zo noodzakelijk is om binnen de (nieuwe) exploitatiebegroting te blijven.

Financiële randvoorwaarde

Een andere invalshoek om de activiteitenmix te bepalen is de financiële randvoorwaarde. Op grond van de voorgaande cijfers is een scala van "mixen" samen te stellen, met bijbehorend exploitatieresultaat:

Tabel 4

Analyse:

• De door het theaterbestuur voorgestelde theaterbegroting 1999 sluit op een negatief saldo van fl 1.4 miljoen, op basis van een - door het theaterbestuur - beoogd resultaat van 130 voorstellingen en taakstellend 90 verhuringen. Dat is fl 140.000 meer dan thans wordt verkregen. (vergelijkbaar met mixnummer 19).
  De gemeente vindt dat in deze benadering onvoldoende de economische invalshoek is gekozen. Daarmee is geen sprake van een evenwichtige activiteitenmix (mix 19 valt af).
• Gezien de doelstelling van het theater voor podiumkunsten behoren culturele verhuringen tot de kernactiviteiten. (Mix 9 en 12 vallen af).
• Als de gemeente een prestatiesubsidie-afspraak voor meerdere jaren wil maken, dan zal het theater de fluctuaties per seizoen moeten kunnen opvangen. De afspraak over prestaties zal dan niet moeten gaan over het maximum aantal activiteiten (240), maar over een minimum aantal activiteiten (mix 14 en 15 vallen af).
• Duidelijk is dat financieel voordeel is te behalen door meer commerciële verhuur. Het theater dient naar een gewenst niveau te groeien. Voor de vierjarenafspraak moet daarom van een gemiddelde worden uitgegaan (mix 12 - 15 vallen af).
• Bij commerciële verhuur is het noodzakelijk om een aantal investeringen te doen (keuken, kantoor).
• Een norm van 130 professionele voorstellingen en een aantal culturele verhuringen beperkt de ruimte voor commerciële verhuur (mix 15 en 18 vallen af).

Concluderend: Op basis van de mixen 10, 11, 16 en 17 zouden afspraken te maken zijn met het theater. Daarvan lijkt mix 10 de meest haalbare gezien het vertrekpunt van het huidig aantal commerciële verhuringen en het thans nog ontbreken van een keuken.

4. Verbouwmogelijkheden

Onderdeel van de evaluatie vormt de functionaliteit van het theatergebouw. Het gebouw vertoont enkele gebreken.

In opdracht van het theater is – met het oog op inpassing in het Zuidpoortgebied – onderzoek gedaan naar de aanpassingsmogelijkheden van het theater. Daarin zitten zowel noodzakelijkheden als wenselijkheden.

Voor eventuele theateruitbreiding is er thans sprake van een nu of nooit situatie; na de invulling van Zuidpoort ontbreekt de ruimte.

Gekeken is naar

• minimaal noodzakelijke voorzieningen (die nu ontbreken): keuken, pantry, kantoor, opslag, vergaderen (totaal 200 m2 netto). Aan de realisatie van kantoorruimte, opslag en pantry liggen ook Arbo-eisen ten grondslag.
• vergroting van de kleine zaal tot 200 stoelen
• uitbreiding foyer met 125 m2
• uitbreiding grote zaal tot 560 plaatsen
• theatercafé

Vanuit de herontwikkeling van het Zuidpoortgebied blijkt het nodig om

• het laad- en losperron te verplaatsen
• de situering van de entree te wijzigen.

Het accent in dit onderzoek van de opties is gelegd op de kleine zaal. De huidige kleine zaal is volgens de theaterdirectie ongeschikt voor programmering doordat:

- tribuneruimte ontbreekt

- voldoende speelvlak ontbreekt (10 x 10 m)

- de vorm niet voldoet voor "vlakke-vloer"voorstellingen.

De tendens bij podiumkunsten is dat deze vlakke-vloer voorstellingen steeds meer worden gemaakt. Als hierop niet kan worden ingespeeld treedt vanzelf verschraling op in het aanbod in Delft.

Gegeven het feit dat theater de Veste ook al geen grote producties heeft door een te kleine Grote zaal, komt verschraling dubbel hard aan.

Als aanpassing van de kleine zaal niet haalbaar blijkt, is een bestemming als theatercafé, zoals nu het geval is, de meest ‘rendabele’ oplossing.

Bureau Bouwcoördinatie Nederland en Drijver & Partners hebben een aantal exploitatie- en investeringsmodellen doorgerekend.

De investeringslast bij deze modellen bedraagt (globale cijfers, excl. btw):

variant 1: alle voorzieningen realiseren 9,5 miljoen

variant 2: alles, zonder theatercafé 8,5 miljoen

variant 3: kleine zaal, foyer, keuken, kantoor 7,0 miljoen

variant 4: keuken, kantoor, opslag, vergader-

zaal, verblijfsruimte personeel. 1,7 miljoen

Variant 4 is financieel gezien de enige haalbare variant. De andere varianten benaderen 50% van de oorspronkelijke bouwsom van het theater en het kan niet de bedoeling zijn om al na drie jaar een nieuwe richting in te slaan met het theater. Bij variant 4 speelt mee dat een belangrijk deel van de te treffen voorzieningen noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke regelingen (arbeidsinspectie).

Inhoudelijk bestaat variant 4 uit de volgende elementen (zie bijlage 2):

• de personeelsvoorzieningen worden in het souterrain geplaatst: personeelsverblijf, opslag, vergaderruimte;
• de keuken wordt gerealiseerd als uitbouw aan het theatercafé;
• de kantoorruimte wordt gerealiseerd boven de nieuw te realiseren laad- en losruimte.

Uitgaande van een bepaalde activiteitenmix die past bij de nieuwe situatie is het exploitatievoordeel geraamd (exclusief kapitaallasten):

- bij nieuwe kleine zaal - ƒ 25.280

- bij nieuwe kleine zaal en uitbreiding grote zaal - ƒ 67.855

Voor variant 4 zijn alleen de gebouwgebonden kosten berekend: fl 35.000,=.

Conclusies:

• Het theaterbestuur heeft gezien het (ontwikkelend) aanbod aan podiumkunsten waarschijnlijk terecht geconstateerd dat de huidige kleine zaal ontoereikend is; hierdoor worden in de grote zaal noodgedwongen ‘kleine-zaal-producties’ geprogrammeerd, met een negatief effect op de exploitatie.
• Voor een betere culturele programmering - zeker gezien het effect op langere termijn - is uitbreiding van de kleine zaal zondermeer gewenst. Economische motieven voor deze aanpassing ontbreken.
• Voor een rendabeler programmering zou een grote zaal van 700 stoelen nodig zijn. De maximale uitbreidingsmogelijkheid in De Veste komt onvoldoende in die richting. Alle adviezen wijzen dan ook in de richting van: niet uitbreiden.
• Voor een theaterrestaurant moet worden gedacht aan een combinatie met horecafuncties elders in het plangebied. Een horecavoorziening die mede gericht is op de theaterbezoeker is wel een vereiste!
• Binnen de randvoorwaarden van het huidige theatergebouw is het mogelijk en noodzakelijk om een aantal aanpassingen wel te verrichten: het gebouw voldoet niet aan de eisen van de arbeidsinspectie en mogelijkheden voor betere commerciële exploitatie.
  Tevens zullen de inpassingsproblemen in het Zuidpoortgebied moeten worden opgelost: de lokaties van het laad- en losperron en de entree.
  

De eindconclusie ten aanzien van de verbouwmogelijkheden is dat in Delft voor een bepaald type kleinschalig theater is gekozen, dat een niet verwacht negatiever exploitatie-effect blijkt te hebben, doordat voorstellingen minder kostendekkend zijn. Dit effect kan niet met de voorgestelde bouwkundige ingrepen worden weggewerkt. Om die redenen hoeven functionele aanpassingen derhalve niet te worden doorgevoerd. Vanuit wettelijke vereisten en commerciële wensen moet de minimumvariant (4) wel worden gerealiseerd. Dit punt verdient echter nog nadere uitwerking (zie hierna)

Uitwerking minimumvariant theateraanpassing

Er zijn voldoende overtuigende argumenten om de elementen van variant 4 toe te voegen aan de huidige theatervoorziening. Het blijkt echter heel moeilijk om op dit moment een volledig uitgewerkt programma van eisen te presenteren, op grond waarvan zowel de definitieve investeringsraming als het effect op de exploitatie kunnen worden bepaald. De modellen van BBN moeten dan ook beschouwd worden als indicatief:

• er zitten nog teveel variabelen in: hoe moet het laad- en losperron er uitzien, wordt wel of niet gebruik gemaakt van het souterrain. Is het soutterrain wellicht verhuurbaar? Er is nog geen relatie gelegd met de verplaatsing van de entree.
• er zitten nog niet te berekenen p.m. posten in.
• onduidelijk is of er sprake kan zijn van rendabele investeringen.

Het concretiseren van deze zaken dient parallel te lopen met de ontwikkeling van Zuidpoort.

Wel zijn enkele vertrekpunten te noteren die voor de verdere uitwerking van belang zijn:

1. Het souterrain dient zodanig te worden ingericht dat het bijdraagt aan de aantrekkelijkheid c.q. uitstraling van het cultuurplein. Daartoe moet onderzocht worden of er andere functies in kunnen komen die ook een opbrengst hebben.
2. De keuken dient tenminste deels rendabel te zijn. Onderzocht moet worden hoe groot de opbrengst is.
3. De realisatie van alle aanvullende voorzieningen in combinatie met de verplaatsing van het laad- en losperron is een aantrekkelijk uitgangspunt.

Op basis van deze vertrekpunten is een aantal voorlopige uitspraken te doen:

• Gezien de ontwikkeling van Zuidpoort dient de voorbereiding van de verbouwing niet eerder plaats te vinden dan in het jaar 2000.
• De verbouwing zelf kan plaatsvinden in 2001, bij voorkeur voor aanvang van het seizoen 2001-2002.
• Uitgaande van een voorlopig investeringsniveau van 1,75 miljoen voor 260 m2 extra voorzieningen, wordt 30% geacht rendabel te zijn (keuken, vergaderzaal).
  Daarmee moet fl 550.000 worden gedekt uit de exploitatie van het theater. Verdere planontwikkeling in het jaar 2000 moet duidelijk maken of dit een realistische stellingname is, maar vooralsnog is dit een taakstellend bedrag. De verhuur van het souterrain als winkelruimte kan hierbij worden betrokken.

De effectberekening van deze toerekening aan de exploitatie is als volgt.

• Op grond van tabel 4 is voorgesteld een taakstelling van gemiddeld 30 commerciële verhuringen op te leggen. De opbrengst daarvan is reeds meegerekend bij het bepalen van het nieuwe subsidiebedrag. Die opbrengst moet nu verbonden worden aan de rendabele investering. Het gaat om een bedrag van fl 34.000,=. Daarbij is uitgegaan van de opbrengst van 20 verhuringen; immers uit tabel 1 blijkt dat zonder keuken 10 tot 15 haalbaar is.
• In de jaren 1999 – 2001, wanneer er nog geen keuken is, wordt de extra commerciële verhuur en dus ook de opbrengst niet gehaald. Het bedrag van fl 34.000,= is dan nodig ter compensatie.

Daarmee ontstaat het volgende beeld in aanvullende middelen:

5. Conclusies

• Voor een acceptabele programmering is het noodzakelijk het subsidie met een extra jaarlijkse bijdrage van fl 121.000 te verhogen. Hierin is een bedrag van fl 30.000 begrepen voor culturele verhuringen. Daarnaast is een incidentele bijdrage van fl 71.000 nodig ter dekking van de tekorten van afgelopen jaren.
• De prestatienormen van 1997 kunnen worden geoptimaliseerd: meer commerciële verhuur – minimaal 30 - en minimumnorm voor professionele voorstellingen op 120.Daarbij blijft het uitgangspunt gelden van een brede programmering. Voor culturele verhuringen wordt de norm verlaagd naar 50, als gevolg van het feit dat de gemeente de keuzevrijheid van de amateurkunstverenigingen wil vergroten; toegepast op heel Delft wordt de norm gesteld op 75 verhuringen, waarvoor fl 15.000,= beschikbaar wordt gehouden.
• Wettelijke regelgeving en aandacht voor commerciële verhuur nopen tot het beschikbaar stellen van 1,2 miljoen (excl. B.t.w.) voor realisatie van voorzieningen in het gebouw: kantoor, opslag, keuken, vergaderzaal, verblijfsruimte personeel. Een deel van deze voorzieningen (keuken, vergaderzaal) verdient zichzelf terug. De totale investering komt vooralsnog uit op 1,75 miljoen. Dit is exclusief de aanpassing van het laad- en losperron en de entree.
• De realisatie van de aanpassingen moet plaatsvinden ter plaatse van het laad- en losperron; het souterrain wordt als winkelruimte gereserveerd.
• Uitbreiding van de kleine zaal is alleen aan de orde vanuit een eventuele wens om het cultureel aanbod te vergroten, niet om de exploitatie te verbeteren.
• De bestemming van de kleine zaal als theatercafé is uit exploitatietechnische overwegingen een juiste beslissing.

6. Voorstellen

1. De gemeente gaat met theater de Veste een subsidie-overeenkomst aan van 1999 – 2002. Hierin wordt het volgende vastgelegd.
2. Het subsidiebedrag wordt met ingang van1999 verhoogd tot fl 1.361.230,= (dit is fl 121.000,= extra).
3. De incidentele tekorten over de jaren 1997 en 1998 van respectievelijk fl 32.000 en fl 39.000 worden door de gemeente gecompenseerd.
4. De gemeente stelt in 2001 een krediet beschikbaar van 1,2 miljoen exclusief b.t.w. voor noodzakelijke gebouwaanpassingen voor kantoor, verblijfsruimte personeel, vergaderzaal, opslagruimten en keuken. Daarbij is rekening gehouden met deels rendabele investeringen. Aanpassing van laad- en losperron en entree zijn niet in deze investering begrepen.
5. De jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening ad fl 147.860 wordt met ingang van 2002 verhoogd met fl 35.000,= .
6. Het souterrain wordt gereserveerd als winkelruimte.
7. Het theater stelt hiertegenover als prestatie een jaarlijks gemiddelde van 120 professionele voorstellingen in een brede programmering, 30 commerciële en 50 culturele verhuringen.
8. Vergroting van de kleine zaal en de foyer en van de grote zaal wordt definitief afgewezen.
9. De kleine zaal blijft theatercafé.
10. De gemeente stimuleert het aantal culturele verhuringen in Delft door het instellen van een flexibel budget van fl 15.000,=

De benodigde bedragen beschikbaar stellen via de Zomernota 2000.