30 augustus 2001

Evaluatie 1993 - 1998 & Toekomst 1999 - 2003


INHOUDSOPGAVE

(I). Evaluatie KCD 1993 - 1998

1. 1. Het Bedrijfsplan

Het Kunstcentrum Delft (KCD) werkt sinds 1993 met een verminderde gemeentelijke subsidie (van ƒ150.000 naar ƒ 60.000). De gemeente stelde in dat jaar vast dat het KCD efficiënter moest werken en hogere opbrengsten uit de markt moest halen.

In 1993 kon het gemeentebestuur kiezen uit drie scenario’s om op basis van een exploitatiesubsidie ad ƒ60.000,-. deze wens te realiseren:

Een KCD met meer abonnees en gedifferentieerd tariefstelsel
(bedrijven, instellingen en particulieren)
Een KCD met baliefunctie uitsluitend voor particulieren.
Sluiting van het KCD.

Er is toentertijd gekozen voor scenario 1. Meer abonnees en een gedifferentieerd tariefstelsel op basis van het Bedrijfsplan 1993 - 1996 .

Op basis van dit scenario beschrijft het Bedrijfplan hoe het Kunstcentrum in deze periode waarin haar subsidie van ƒ 150.000,- per jaar naar ƒ 60.000,- per jaar gaat, haar jaaropbrengst uit abonnementen en verkopen van ƒ 90.000,- naar ƒ 225.000,- zou moeten verhogen.

In het Bedrijfsplan werden de volgende doelstellingen vastgesteld:

vergroten van de interne efficiency,
het resultaatverantwoordelijk maken van de eigen medewerkers,
het aangaan van samenwerking met andere instellingen op basis van wederzijds profijt,

vergroting van de regionale bekendheid
het vergroten van de omzet bij particulieren,
het vergroten van de omzet bij instellingen
het vergroten van de omzet bij bedrijven.

Ten aanzien van de omzet van drie product/marktcombinaties in de periode 1993 - 1998, zien we een stijging (door zich ook op de regionale markt te oriënteren) bij particulieren als bij bedrijven, bij de instellingen is een daling opgetreden :

De jaren 1997 en 1998 laten een stabiel beeld zien:

Verder is het vergroten van de efficiency goed gelukt. Het KCD doet het goed, iedere medewerker heeft een afgebakend gebied (abonnementen voor particulieren, instellingen en bedrijven), en draagt daar de verantwoordelijkheid voor. Het KCD heeft de meeste abonnees per inwoner in vergelijking met andere steden.

De samenwerking met andere instellingen ( Bibliotheek en Filmhuis) is gewenst, maar het is niet mogelijk gebleken dat dit op basis kan van wederzijds profijt (gezien de financiële positie van deze afzonderlijke instellingen). De samenwerking met de VAK op het educatieve vlak heeft een voordeel van ƒ5000,-. opgeleverd.

Het Bedrijfsplan heeft voor de realisatie van de doelstellingen goed gewerkt. Maar in Bedrijfsplan zijn met twee zaken geen rekening gehouden:

(a) de uitholling van de collectie

Ingevolge het bedrijfsplan is de opbrengst van verkopen (uit de uitleencollectie) en
de opbrengst aan vergoedingen door schade aan kunstwerken, geheel besteed aan de
exploitatie. Over de periode 1993 - 1998 voor een bedrag van ƒ153.115,-.

Het jaarlijkse overschot van ingelegde kooptegoeden van particuliere abonnees is
aangewend voor de aankoop van nieuwe kunstwerken c.q. het instandhouden van de
uitleencollectie. Hierdoor is er een oplopende schuld aan particuliere abonnees van
ƒ86.656.

(b) de onmogelijkheid tot het doen van investeringen.

Het bedrijfsplan heeft geen rekening gehouden met onderhoud, voorzieningen en
afschrijvingen. Apparatuur en voorzieningen zijn nodig aan vervangingen toe.
De tekorten hiervoor bedragen:

voor de aanschaf van afgeschreven inventaris, ƒ 26.069.

voor het millenniumprobleem (oude computers en data-based programma, -OMNIS 3.3.-, dat, sedert 1984 van toepassing, is ontoereikend na 31 december 1999. OMNIS 7.1. is hiervoor de ideale opvolger), ƒ 27.500.

Kijken we naar het exploitatieverlies in de periode 1993 - 1998 (over zes jaar), dan zien we het volgende beeld:

Met steeds meer klanten en steeds minder producten, komt er een omslagpunt dat de klanten merken dat de collectie zijn beperkingen kent. Het is voorspelbaar dat de hoeveelheid abon-nementen terug gaat lopen en dan zal er voor het KCD een negatieve spiraal gaan ontstaan.

In de komende periode zal zichtbaar worden, dat er een omslagpunt wordt bereikt: maatregelen voor efficiency slaan om in het tegendeel en gaan een onbedoeld negatief neveneffect krijgen.

1.2. De Taken

De keuze in 1993 heeft ook consequenties gehad voor de vervulling van de taken van het KCD.

Idealiter had het moeten betekenen: het optimaal vervullen van taken als kunstuitleen, documentatie & informatie, educatie en tentoonstellingen die in relatie staan met de eigen collectie.

De afgelopen jaren heeft het Kunstcentrum zich op de volgende taken gericht: kunst-uitleen, een minimale uitvoering van de taken documentatie & informatie, educatie voor kinderen en incidenteel een tentoonstelling. De optimale vervulling van deze taken heeft volgens het bestuur van het KCD derhalve nog niet plaats kunnen vinden.

1.3 De Collectie

De eigen collectie bestaat uit 2425 uitleenwerken. De totale waarde van de collectie is
is ƒ 1.887.058. De huidige collectie (31-12-98) is via eigen middelen en subsidies van gemeente Delft en de provincie Zuid-Holland in een periode van 15 jaar tot stand gekomen.

Overigens blijkt dat voor het verkrijgen van enig bankkrediet de waarde van de collectie nihil is.

De toekomst

De nota uit 1993 gaf reeds de consequenties aan van de gemaakte keuze voor meer abonnees en een gedifferentieerd tariefstelsel, namelijk "(…) er dient rekening gehouden te worden met onzekerheden en financiële risico’s". Deze financiële risico’s zijn in hoofdstuk 1 in beeld gebracht.

De komende jaren dient het KCD te streven naar het vasthouden van het succes, met name door de consolidatie van de hoeveelheid abonnementen.

2.1. Differentiatie abonnementen, taken en prestatie-eisen

Op grond van de resultaten van het Bedrijfsplan heeft het KCD sinds begin 1998 de keuze gemaakt voor 3 abonnementssoorten, waarbinnen een abonnementsoort sprake is van differentiatie, namelijk:

basisabonnementen

service-abonnementen

educatie-abonnementen

Met name de educatie kan hierbij een succesvol beleid zijn. Een en ander ook, omdat het aansluit bij het provinciale beleid. Een groei in het bereik van met name basis - en voortgezet onderwijs in samenwerking met de VAK en de provinciale instellingen lijkt binnen de mogelijkheden te liggen.

Door deze differentiatie zijn er voor de diverse klanten meer mogelijkheden ontstaan. Voor bedrijven, scholen, instellingen en particulieren wordt maatwerk geleverd.

Echter, om dit maatwerk te blijven leveren, zal er een (structurele) financiële aanpassing moeten plaatsvinden op de gemeentelijke exploitatiebijdrage (ƒ67.880 over 1998):

Van een optimale vervulling van taken is pas sprake wanneer er tussen gesubsidieerde instelling en subsidiegever in een subsidie-overeenkomst ook wordt vastgelegd wat die optimale vervulling van taken precies inhoudt. Kortom, wat de prestatie-eisen zijn.

De benodigde subsidie wordt dan gekoppeld aan prestatie-eisen, die gerelateerd zijn aan de bovengenoemde taken van het KCD.

Voor de periode van 1993 - 2003 is van belang dat het niveau van 1998 (hoeveelheid abonnementen en aantal uitleningen) wordt vastgehouden, waarbij er een educatieve groei te zien zal zijn:

het aantal uitleningen behouden op het niveau van 1998 ,d.i. 4035;

de hoeveelheid abonnementen vast te stellen op het niveau 1998, d.i. 2524;

het aantal tentoonstellingen (uit eigen collectie) op jaarbasis zal 10 bedragen;

de informatie - en documentatietaak i.c. beheer zal worden gehandhaafd en milleniumveilig worden gemaakt en met inbegrip van 15 lezingen over de collectie op locatie.

Er zal gestreefd worden naar een voortzetting van het educatief bereik voor het Delftse basisonderwijs van respectievelijk ca. 1200 leerlingen (= 44 groepen B.O.) via het projekt
"Kunst op mee weg te lopen), dat in samenwerking met de VAK werd opgestart.

Ook voor leerlingen van het voortgezet onderwijs zal naar analogie van het projekt "Kunst om mee weg te lopen" een educatief instaptraject worden aangeboden (bereik minimaal 500 - 1000 leerlingen).

2.2. Cultuurplein Zuidpoort

De gemeente gaat bouwen in het Zuidpoortgebied. Een van de toegevoegde waarden van Zuidpoort is de realisatie van een cultuurplein. De funkties bibliotheek/mediatheek, cd-uitleen en kunstuitleen versterken elkaar en de aantrekkelijkheid van het winkelgebied.
In het huidige bibliotheekgebouw aan de Kruisstraat zijn tevens een cd-uitleen en kunstuitleen gevestigd als zelfstandige organisaties. Ook hiervoor dient een adequate oplossing gevonden te worden. Zowel bibliotheek als gemeente zijn het erover eens dat de functies bibliotheek en cd-uitleen zo dicht tegen elkaar aan liggen dat het voor de hand ligt ook de cd-uitleen in het nieuwe bibliotheekpand onder te brengen; beide functionaliteiten passen bij elkaar. De kunstuitleen kan vervolgens niet in een geisoleerde positie blijven zitten. Deze kunstuitleen heeft ook een ‘etalagefunctie’ die de aantrekkingskracht van het Zuidpoortgebied zowel in cultureel als in commercieel opzicht vergroot.

Dit pleit ervoor het Kunstcentrum te plaatsen in de nabijheid van de bibliotheek.

In de nota Bibliotheekbeleid heeft het gemeente ingestemd met de 400m2 vastbouwen aan de bibliotheekvestiging aan het cultuurplein en deze in principe te bestemmen voor het KCD met inbegrip van compensatie hogere huurlasten, die deze nieuwbouw met zich meebrengt en bovendien een extra bijdrage voor de exploitatie van het KCD beschikbaar stelt, waarvoor in deze nota voorstellen worden gedaan.




(III). CONCLUSIE

Het Kunstcentrum heeft vrijwel alle doelen op het gebied van efficiency en het meer geld uit de markt halen bereikt. Zij heeft meer klanten, meer abonnementen en meer uitleningen gerealiseerd.

Toch zijn er knelpunten die de succesvolle strategie van het Kunstcentrum bedreigen en die op korte termijn om een oplossing vragen.

Het Bedrijfsplan 1993-1998 dat de bezuiniging en vergroting van efficiëntie mogelijk heeft gemaakt, is gebaseerd op uitholling van de collectie. Het aantal uitgeleende kunstwerken stijgt en het aantal uitleenbare kunstwerken daalt. Bovendien is in het Bedrijfsplan geen rekening gehouden met investeringen.

Op den duur zal zich dit gaan wreken: met steeds meer klanten en steeds minder producten komt er een moment dat de klanten merken dat de collectie al maar beperkter wordt. Vanaf dat moment zal de hoeveelheid abonnementen gaan teruglopen, waardoor het Kunstcentrum in een negatieve spiraal terecht komt.

Om haar stijgende hoeveelheid klanten te behouden en blijvend een goed product aan te kunnen bieden is in de toekomst meerjaren subsidie ad ƒ35.000,-. nodig, evenals een eenmalige, aanvullende koopsubsidie ad ƒ100.000,-. om uitholling van de collectie te voorkomen.

Om de exploitatie voor de toekomst gezond te maken, zal het bestuur van het Kunstcentrum Delft organisatorische en bestuurlijke maatregelen nemen met name in de herschikking van de personele bezetting voor de periode 2000 - 2003. Dat is vastgelegd in een intentieverklaring tussen Bestuur Kunstcentrum Delft en Gemeente Delft.

Daar tegenover staat dat de gemeente bereid is:

1. Een subsidie-overeenkomst aan te gaan met het KCD op basis van prestatie-eisen en
voor de periode van 1999 - 2003;

De investeringskosten te dragen van een nieuwe huisvesting voor het KCD met een
omvang van 400m2, in beginsel aan het Cultuurplein (Zuidpoort). De gemeente zorgt dat
ook in dit verband de huurkosten voor het KCD op het huidig niveau worden ge-
maximaliseerd (dekking uit reserve Zuidpoort). Tezijnertijd zal hiertoe afzonderlijke kredietvoorstellen aan de raad voorgelegd worden.

Na besluitvorming door het gemeentebestuur met betrekking tot de subsidie-overeenkomst maakt het KCD een plan van aanpak voor de nieuwe situatie met betrekking tot managementstructuur, personele bezetting en programma van eisen.

Na besluitvorming over de geschetste ontwikkelingen met betrekking tot de nieuwe huisvesting, zal er nader overleg plaatsvinden tussen bestuur Kunstcentrum Delft en gemeente Delft.



(IV). Voorstellen

In overleg met het Kunstcentrum een meerjarenafspraak te maken i.c. een subsidie-overeenkomst voor 1999 - 2003 waarin:

De gemeente Delft bereid is tot een aanvullende (structurele) exploitatiebijdrage van
ƒ35.000,-. voor het KCD. Dekking vindt plaats via de Zomernota.

De gemeente Delft een eenmalig bedrag beschikbaar zal stellen van resp. ƒ50.000,-.in jaarschijf 1999 via een projektsubsidie beeldende kunst (dekking reserve beeldende kunst) en ƒ50.000,-. in jaarschijf 2000 (dekking via de Zomernota) ten behoeve van een aanvullende koopsubsidie voor de periode 1999 - 2003. Projektsubsidie via de reserve beeldende kunst zal ter advisering worden voorgelegd aan de Adviescommissie Beeldende Kunst.

De prestatie-eisen gerelateerd zijn aan de taken van het Kunstcentrum:

- het uitlenen van beeldende kunstwerken;

- het verlenen van educatieve ondersteuning aan jongeren

- het verstrekken van informatie over beeldende kunst en kunstenaars

- het tentoonstellen van beeldende kunst (uit de eigen collectie)

De prestatie-eisen blijven op het huidige niveau (1998) gehandhaafd en er wordt gestreefd in de periode 1999 - 2003 naar een groter educatief bereik :

In te stemmen met de door het bestuur Kunstcentrum Delft en portefeuillehouder getekende intentieverklaring, waarin de relatie wordt vastgelegd tussen de subsidie-overeenkomst 1999 - 2003, de bestuurlijke en organisatorische maatregelen van het KCD voor de periode 1999 - 2003 en de nieuwbouw Zuidpoort.