naar agenda
INHOUDSOPGAVE
1. INLEIDING
2. DOELSTELLING
3. CATEGORIE A-EVENEMENTEN
4. CATEGORIE B-EVENEMENTEN
5 UITVOERING
6. GEEN SPEL ZONDER REGELS
7 FINANCIEN EVENEMENTENFONDS
8 BESLISPUNTEN
BIJLAGE
VOEDING EVENEMENTENFONDS
(uit: Meerjaren marketingplan Toerisme (MMT) Delft 2000- 2004)
De gemeente Delft werkt krachtig aan de verbetering en de promotie van de stad. Dit blijkt onder andere uit het stadspromotieplan, het meerjarenmarketingsplan toerisme en het project binnenstadsmanagement.
Binnen de stadspromotie wordt het oude en nieuwe gezicht van Delft gecommuniceerd. Het Meerjarenmarketingplan Toerisme heeft een ambitieuze opzet, door een eenduidige en sterke promotie wordt gestreefd meer toeristen naar Delft te krijgen. Het binnenstadsmanagement verzorgt en verbetert de stedelijke kwaliteit.
In een mooie, aantrekkelijke en levendige stad horen evenementen te worden gehouden die op gezette tijden de stad een extra aantrekkingskracht geven.
Voor u ligt de Nota " Stedelijke Evenementen in Delft 2000 - 2004". Met deze nota wordt beoogd een duidelijk cultureel evenementenbeleid neer te zetten voor zowel de gemeente als de burger. Dit wordt bereikt door een eenduidig beleid, het creëren van één aanspreekpunt en het creëren van een fonds waaruit alle evenementen gesubsidieerd zullen worden.
Het Millenniumfeest geeft het startsein voor de nieuwe eeuw. Het luidt ook het begin van een gemeentelijk, samenhangend evenementenbeleid in.
Door evenementen Delft een levendige en aantrekkelijke uitstraling geven voor Delftenaren, het bedrijfsleven en toeristen.
Wat willen we daarmee bereiken:
het leefklimaat voor Delftenaren verhogen
het imago van de stad Delft versterken
cultuur aanbieden op een laagdrempelige wijze
meer toeristen naar Delft trekken en ze langer vasthouden
de participatie van Delftenaren als bezoeker of als deelnemer vergroten
samenwerking tussen Delftse evenementen organisaties en -
initiatieven
verbeteren
het bevorderen van een aantrekkelijk vestigingsklimaat voor bedrijven
Hoe bereiken we dit?
Door inhoudelijke keuzes te maken:
Met 3 evenementen, met een uitstraling op nationaal niveau , die Delft landelijk op de kaart zetten, zal een meerjarenkontrakt aangegaan worden en zo zal continuïteit verzekerd zijn. Op deze wijze weten we welke evenementen de komende 4 jaar centraal staan en daardoor kan de stadspromotie sterker worden benut. Deze evenementen worden vanaf nu aangeduid met de term categorie B-evenementen. Alle andere evenementen komen niet in aanmerking voor een langdurig contract. Deze evenementen worden categorie A-evenementen genoemd.
Door een duidelijke organisatie structuur op te zetten:
Categorie A-evenementen (evenementen waarmee de gemeente
geen langduriger contract aangaat) versterken.
Er komt een duidelijk aanspreekpunt voor uitvoeringszaken. Dit aanspreekpunt zal het
contactpunt zijn voor alle organisaties van categorie A-evenementen.
De toewijzing van subsidies zal in handen komen te liggen van een evenementencommissie,
die aan de hand van bepaalde criteria de evenementen zal beoordelen.
Categorie B-evenementen. Deze evenementen worden aangewezen door de gemeenteraad op voorstel van B&W. Met deze evenementenorganisaties zal een intentieverklaring worden ondertekend waarin de gemeente zich vastlegt voor een subsidie van 4 jaar en waarin staat welke prestaties de gemeente terug verwacht voor de subsidie.
3. Door meer structureel geld beschikbaar te stellen:
Vanaf het jaar 2000 wordt de jaarlijkse, incidentele ƒ 250.000 omgezet in een structureel bedrag van ƒ250.000,- op jaarbasis. Beschikbaar: ƒ 350.000 in totaal.
Het extra budget zal met de reeds aanwezige gelden terecht komen in het evenementen- fonds. Een fondsconstructie wordt verkozen boven het werken met een budget omdat een fonds het mogelijk maakt gelden te reserveren. Zo kan er geld gereserveerd worden voor speciale thema’s (zoals VOC-jaar) en voor evenementen die maar eens in de twee a drie jaar plaatsvinden (zoals de taptoe).
4. Door het ontwikkelen van criteria die de volgende doelstellingen verwezenlijken:
Een goede spreiding van evenementen gedurende het hele jaar.
Stimuleren dat er een grote diversiteit aan evenementen plaatsvindt zoals straattheaterfestival, klassieke muziek, popmuziek, cultuurhistorisch evenement, moderne kunstmanifestaties.
Het evenementenbeleid richt zich nadrukkelijk op het stedelijke karakter van de evenementen. Evenementen op wijk- en buurtniveau vallen niet onder deze regeling, maar onder andere regelingen en budgetten. Tot op heden was het subsidiebudget Delftse culturele Evenementen ook niet hiervoor bedoeld.
De categorie A-evenementen zijn alle evenementen die in aanmerking willen komen voor een jaarlijkse subsidie. Zij zijn niet verzekerd van een terugkerende subsidie zoals de categorie B-evenementen, maar kunnen uiteraard wel meer jaren gesubsidieerd worden.
De criteria waarop categorie A-evenementen in ieder geval moeten voldoen zijn:
De uitstraling van het evenement: minimaal stedelijk niveau;
spreiding in tijd (verdeeld over het hele jaar), soort (diversiteit) en doelgroep;
formele argumenten (zoals die nu ook al gelden): kwalitatief goed plan, positieve evaluatie (wanneer een evenement reeds eerder subsidie heeft ontvangen), deugdelijke begroting, voldoen aan verordeningen op het gebied van milieu, geluid etc., verzoek op tijd ingediend, professionaliteit. Er kan vooraf een maximum aantal te subsidiëren evenementen per jaar worden gesteld.
Aan de volgende overige criteria moet in voldoende mate worden voldaan:
samenwerking tussen meerdere organisaties en/of inzet van vrijwilligers;
innovatief/origineel; het evenement is vernieuwend in zijn opzet, thematiek of doelgroep;
cultureel/historisch; het evenement heeft een culturele binding met Delft of past in het historisch perspectief van de stad;
economische activiteiten: het evenement heeft door zijn bezoekersstroom een omzetverhogende werking voor de ondernemers in Delft.
Voor de selectie van de categorie A-evenementen zal een kleine commissie van minimaal drie, maximaal vijf deskundigen ingesteld worden, die het College van Burgemeester en Wethouders zal adviseren. Het uiteindelijke besluit blijft, zoals nu ook geldt, bij B&W.
Deze commissie maakt een inhoudelijke afweging (aan de hand
van bovengenoemde criteria) welke jaarlijkse evenementen in Delft worden gesubsidieerd.
Wanneer voor een evenement wordt gekozen dat niet jaarlijks optreedt kan de commissie hiervoor een reservering maken aan de hand van een ingediende subsidie-aanvraag. Reserveren voor themajaren kan alleen wanneer er voor dat jaar ook daadwerkelijk een aanvraag/initiatief ligt
Het secretariaat van de commissie en het beheer van het budget zal bij de sector CKE gelegd worden, inclusief de subsidieafwikkeling.
De gemeenteraad zal op voorstel van B&W drie evenementen aanwijzen die voor een 4 - jarige subsidie in aanmerking komen. De belangrijkste criteria zijn, een (potentiële) nationale uitstraling, en diversiteit van de evenementen. De subsidierelatie zal in principe voor 4 jaar zijn. Na deze 4 jaar zal de Raad beoordelen of deze evenementen opnieuw in aanmerking komen voor de categorie B-status. Op dat moment kan ervoor gekozen worden een categorie B-evenement deze status te ontnemen en een categorie A-evenement dat zich in de loop der jaren heeft bewezen tot categorie B-evenement te verheffen. Vanzelfsprekend vindt er bij beide categorieën evenementen een jaarlijkse evaluatie plaats.
De gemeenteorganisatie is aan het kantelen, de externe oriëntatie komt centraal te staan. Ook binnen het evenmentenbeleid zal de klantgerichtheid centraal staan. Er komt een centraal aanspreekpunt voor alle categorie A-evenementen.
Hij/zij is aanspreekpunt voor de subsidie-aanvragers, voor
de burgers die informatie willen over hoe de spelregels eruitzien, kortom het beantwoorden
van alle vragen die met evenementen in Delft te maken hebben. Ook zal de coördinatie van
de evenementenkalender worden ondergebracht bij dit ondersteuningspunt.
Deze coördinator fungeert tevens als intermediair tussen de organisatoren van een
evenement en de ambtelijk secretaris van de evenementencommissie. Daarnaast kan hij/zij
optreden als intermediair tussen de organisatoren van een evenement en de afdeling die
zich bezighoudt met het verstrekken van vergunningen.
Tezamen met het evenementenbeleid wordt de uitvoeringsregeling Stedelijk Evenementenbeleid ontwikkeld. Deze uitvoeringsregeling vormt een onderdeel van de raamverordening Subsidie-verordening Maatschappelijke Activiteiten, die aan de hand van uitvoeringsregelingen nader wordt ingevuld. De uitvoeringsregeling Stedelijk Evenementenbeleid moet er voor zorgen dat duidelijk is voor de organisaties van evenementen, de gemeente en de evenementencommissie aan welke zaken een evenement moet voldoen en waarop zij beoordeeld wordt. Dit geldt zowel voor categorie A- als categorie B-evenementen.
In deze verordening wordt onder andere vastgesteld:
de criteria dat ieder evenement (zowel categorie A als B) ieder jaar een aanvraag moet doen, maar dat met de categorie B-evenementen een intentieverklaring is ondertekend waarin staat dat de gemeente dit evenement meer jaren wil subsidiëren.
In deze verordening is ook vastgelegd hoe de gelden verdeeld worden, wat het subsidieplafond is.
Hoe vaak en wanneer de commissie bij elkaar komt.
De financiële dekking staat in het overzicht Toerisme- en evenementenfonds, dat bijgevoegd is in de nota: " Meerjaren Marketingplan Toerisme (MMT) Delft 2000-2004." In de vierde paragraaf van diezelfde nota is een overzicht gegeven van de indicatieve budgetverdeling. Er is hier sprake van een bedrag van ƒ 250.000 voor evenementen in 2000 (zie ook de zomernota) en eenzelfde bedrag van ƒ 250.000 voor evenementen voor 2001 en later.
Bij de verdeling van gelden van het evenementenfonds wordt geld verdeeld over de evenementen, geld gereserveerd voor ad hoc projecten en voor bijvoorbeeld evenementen die niet jaarlijks optreden of een eenmalig, groots evenement.
Het secretariaat van de commissie en het beheer van het budget zal bij de ambtelijke vakgroep Economie & Kennisstad gelegd worden, inclusief de subsidie-afwikkeling.
Beslispunten:
akkoord te gaan met het onderscheid tussen categorie A - en categorie B-evenementen
akkoord te gaan met de genoemde criteria voor categorie A-evenementen
akkoord te gaan met het benoemen van één aanspreekpunt
akkoord te gaan met de instelling van een evenementencommissie
opdracht verlenen aan de cluster WijkStadszaken, i.c.
sector CKE om
*een en ander uit te werken in een uitvoeringsregeling Evenementenfonds
* een separaat voorstel te maken voor aanstelling van een aanspreekpunt
* voorbereidingen te treffen voor het werven van leden voor de Evenementencommissie.
* een voorstel te doen voor de categorie B-evenementen
akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van ƒ 250.000 op jaarbasis, vanaf het jaar 2001, dekking hiervoor geregeld in paragraaf 4 van de notitie Meerjarenmarketingplan.
opdracht te verlenen aan de (huidige) afdeling CCO om een evenementenpromotieplan te maken.
in het eerste kwartaal van 2002 de nieuwe aanpak te evalueren
akkoord te gaan met instellen van een evenementenfonds
