30 augustus 2001

Nota

Onderwerp

Geacht college,

1. Inleiding

In de gemeentelijke strategienota (1996) is het startsein gegeven voor een discussie over één stedelijke voorziening op bibliotheekgebied. Het bibliotheekbestuur heeft hierop een toekomstvisie gebaseerd en aan het college gepresenteerd. Het gemeentelijk besluitvormingsproces daarover, gekoppeld aan de realisatie van een bezuiniging van fl 150.000,=, wordt begeleid door een nota Toekomstvisie bibliotheek, die gelijktijdig met onderhavige nota in procedure wordt gebracht.

De nota die u nu leest gaat vooral over de centrale huisvesting van de bibliotheek en in het verlengde daarvan de verhuizing van de CD-uitleen en het Kunstcentrum. Het doel ervan is om te besluiten over het beschikbaar krijgen van een andere vestiging in Zuidpoort.

Uiteraard dient dat zowel beleidsmatig, als materieel en financieel te passen. En over deze voorwaarden gaat deze nota.

2. Beleidsmatige uitgangspunten

Uitgangspunt a. Een van de toegevoegde waarden van Zuidpoort is de realisatie van een cultuurplein. De functies bibliotheek/mediatheek, DiskOtake en Kunstuitleen versterken elkaar en de aantrekkelijkheid van het winkelgebied. De gemeente zet in op een verhuizing van de centrale bibliotheek Kruisstraat gecombineerd met de CD-uitleen en op het meeverhuizen van het Kunstcentrum naar het cultuurplein dichtbij de bibliotheekvestiging. Streefdatum van deze verhuisoperatie is 1 – 1 – 2003.

Het onderwerp centrale huisvesting bibliotheek staat niet voor het eerst op de agenda. In de afgelopen jaren is door de gemeenteraad al richting gegeven aan de invulling van het Zuidpoortgebied met een op cultuur gericht plein. Daarbij is expliciet uitgesproken dat de vestiging van de centrale bibliotheek aan de Zuiderstraat wordt nagestreefd.

Enerzijds is de achtergrond hiervan dat verbetering van de huisvesting van de centrale bibliotheek door alle partijen noodzakelijk wordt geacht. Anderzijds is het een direct gevolg van die visie op het cultureel aanbod in de stad.

De gemeente vindt een bibliotheekvoorziening een belangrijk onderdeel van het culturele aanbod in de stad vormen en het is essentieel dat de samenhang in dit aanbod zichtbaar gemaakt wordt. Dat kan door de realisatie van een cultuurplein op Zuidpoort, rondom het theater.

Er is voordeel te behalen door het bij elkaar plaatsen van culturele functies. Culturele functies versterken elkaar, zowel in bezoek en aantrekkingskracht als in de totstandkoming van samenwerkingsverbanden.

Op termijn moet het mogelijk zijn om vanuit dit centrum een brug te slaan naar de te herontwikkelen TU-wijk en kan er een Delftse ‘cultuurboulevard’ ontstaan. De verbinding tussen cultuur en kennis wordt zo niet alleen verbeeld maar ook fysiek zichtbaar. Er zijn mogelijkheden genoeg om een mooie mix van kennis, publieke functies en cultuur te verenigen.

Het college ondersteunt de toekomstvisie van de bibliotheek, waarbij naar een grotere en andere centrale vestiging wordt gestreefd met ruimte voor de uitoefening van de informatiefunctie (mediatheek). De functie van de filialen wordt daarbij ondergebracht in de centrale vestiging, aangevuld met te ontwikkelen decentrale servicepunten. Deze servicepunten zijn feitelijk ontmoetingsruimten in wijkvoorzieningen, zoals schoolgebouwen, bejaardenhuizen, buurthuizen en dergelijke. De invulling kan voor doelgroepen als schooljeugd en ouderen een combinatie zijn van reeds bestaande bibliotheken met boeken ter plaatse aangevuld met een servicecomputer/besteldienst. In andere gevallen blijven de boekenkasten achterwege en is er naast de servicecomputer bijvoorbeeld alleen een leestafel. Afleveren van boeken aan huis zoals bij postorderbedrijven is ook denkbaar. Over het tempo en de omvang van deze ontwikkeling zal het bibliotheekbestuur met een voorstel komen. Daarbij is het gemeentelijk uitgangspunt dat de ontwikkeling van servicepunten deel uitmaakt van de exploitatie van de bibliotheek.

In het huidige bibliotheekgebouw aan de Kruisstraat zijn tevens een CD-uitleen en kunstuitleen gevestigd als zelfstandige organisaties. Ook hiervoor dient een adequate oplossing gevonden te worden. Zowel bibliotheek als gemeente zijn het erover eens dat de functies bibliotheek en CD-uitleen zo dicht tegen elkaar aan liggen dat het voor de hand ligt ook de CD-uitleen in het nieuwe bibliotheekpand onder te brengen; beide functionaliteiten passen bij elkaar. De kunstuitleen kan vervolgens niet in een geïsoleerde positie blijven zitten. Deze kunstuitleen heeft ook een ‘etalagefunctie’ die de aantrekkingskracht van het Zuidpoortgebied zowel in cultureel als in commercieel opzicht vergroot. Dit pleit ervoor het Kunstcentrum mee te verhuizen naar het cultuurplein en te plaatsen in de nabijheid van de nieuwe bibliotheekvestiging.

Overigens zijn ook andere combinaties van tentoonstellingsfuncties mogelijk, waarin het kunstcentrum een plaats zou kunnen hebben. Dergelijke opties hebben echter vergelijkbare financiële consequenties. Hoe dan ook, het kunstcentrum dient opnieuw te worden gehuisvest, al dan niet in zelfstandige vorm.

De streefdatum van 1 januari 2003 voor deze verhuizingsoperatie heeft een directe relatie met de bouw van Zuidpoort. Eerst zal de parkeergarage moeten worden gebouwd. Vervolgens kan de C-1000 verhuizen en daarna kunnen andere voorzieningen worden gehuisvest in het dan verlaten pand. Deze bouwvolgorde vergt het genoemde aantal jaren.

Uitgangspunt b. De gemeente schept fysieke ruimte voor een centrale bibliotheek - met inbegrip van de CD-uitleen - van maximaal 3900 m², met de Zuiderstraat als eerste optie.

De bibliotheek heeft een programma van eisen voor een centrale bibliotheek van 4300 m² opgezet. Dit is onderbouwd met in het landelijk bibliotheekwerk gangbare normen. Het programma van eisen heeft een gemeentelijke toets doorstaan.

De gewenste optie is een toegankelijk bibliotheekgebouw dat vooral van binnen modern en goed is uitgerust voor zijn huidige functies en de nieuwe functie van informatiecentrum.

De bibliotheek heeft in gesprekken met de gemeente haar beleidsuitgangspunten verder geexpliciteerd.

De twee hoofdlijnen zijn:

1. centralisatie van het bibliotheekwerk
2. uitbouw van de ICT-functie (bibliotheek als informatieplein, ontmoetingspunt).

In deze hoofdlijn past een bibliotheekbeleid waarin

1. de functie van de filialen in fasen wordt overgedragen aan de centrale bibliotheek
2. flankerende maatregelen worden getroffen in de vorm van het inrichten van servicepunten.

Het programma van eisen voor een nieuwe centrale bibliotheek kan vanuit dit perspectief als volgt worden onderbouwd:

• De huidige centrale bibliotheek is voor het huidige gebruik te klein als gevolg van een gestegen ledental. De bibliotheek heeft becijferd dat er thans 33% ruimte tekort is (714 m² netto).
• De uitbouw van de ICT-functie vraagt om meer ruimte voor applicatieapparatuur en werkplekken. Het programma van eisen hanteert een minimale norm. Er moet in de toekomst eerder bij dan af.
• De schoolmediatheek zal in het kader van het Studiehuis moeten groeien. In het programma van eisen is een norm gehanteerd om de huidige collectie minimaal te kunnen plaatsen. Ook hier is sprake van een minimale norm.
• Uit exploitatie-overwegingen en vanuit het oogpunt van leesbevordering is de biblioheek genoodzaakt om boeken in de stellingen te handhaven; slechts 20% van de uitleningen geschiedt via de catalogus (magazijncollectie). De norm voor het ruimtebeslag van de boeken kan daarom niet omlaag. Hier zit in de toekomst overigens wel een mogelijk ruimtewinstpunt.
• Voor de opvang van meer leden als gevolg van de centralisatie is de landelijke/internationale normering toegepast.

Dit alles opgeteld leidt tot een gewenst bruto vloeroppervlak van 4300 m².

Het nieuwe pand aan de Zuiderstraat (3900 m² beschikbaar) biedt de mogelijkheid om tot een efficiëntere inrichting te komen dan aan de Kruisstraat. Daarmee kan ruimte worden gewonnen, zodat herhuisvesting en programma van eisen met elkaar in overeenstemming kunnen worden gebracht. Bovendien kan de CD-uitleen worden ingepast.

De gemeentelijke toets van het programma van eisen leidt tot de conclusie dat:

• het programma van eisen voldoet aan de algemeen geldende normstelling voor openbare bibliotheken; de bibliotheek heeft aannemelijk gemaakt dat er sprake is van een minimumvariant voor de ruimtebehoefte bij de omvorming tot mediatheek.
• er is een veel te krappe behuizing in de huidige situatie
• het oppervlak dat in de Zuiderstraat te realiseren is, is in feite de minimumvariant op het programma van eisen.
• de optie Zuiderstraat is een voor de hand liggende en goede keuze.

Het laatste punt kan als volgt worden gemotiveerd:

• de lokatie Zuiderstraat geeft een invulling aan het gewenste cultuurplein
• geen enkel ander gebouw geeft meer dan 3900 m² aan ruimte, tenzij er volledige nieuwbouw plaatsvindt
• de renovatie van het huidige pand aan de Kruisstraat kost al circa 10 miljoen; alle overige varianten zijn duurder
• het huidige pand aan de Kruisstraat is ook na aanpassing relatief duur in onderhoud op langere termijn.

3. Financiële uitgangspunten

Uitgangspunt c. De gewenste omvang van de bibliotheekvoorziening voor heel Delft wordt vooralsnog gesteld op 3900 m². De structurele gemeentelijke financiering wordt in principe gemaximeerd op het afgesproken niveau, met inbegrip van de taakstelling voor de bezuiniging (zie de nota Toekomstvisie). Uitzondering hierop vormen enkele specifieke kostenstijging-veroorzakende factoren, zoals huurstijging.

In de nota Toekomstvisie bibliotheek is het subsidie voor de periode 1999 – 2002 vastgesteld: fl 150.000 lager dan de afgelopen jaren. Die verlaging is mogelijk door centralisatie van het bibliotheekwerk.

Hier is sprake van een verschuiving, niet van een vermeerdering of vermindering. Het subsidie aan de bibliotheek bedraagt fl 3.198.930 (basis 1999; dit is inclusief een vergoeding voor de huur); de gemeente handhaaft dat bedrag.

De bibliotheek beschikt thans over 3900 m² ruimte in Delft, verdeeld over een centrale van 2900 m² en twee filialen van ieder 500 m².

De beide filialen zijn tot stand gekomen met een investeringssubsidie van de gemeente van respectievelijk fl 965.000 voor Buitenhof en fl 750.000 voor Tanthof. Voor deze filialen zal herbestemming moeten worden gezocht.

Ten aanzien van de in het uitgangspunt genoemde eventueel exogene kostenstijgende componenten wordt verwezen naar de vertrouwelijke bijlage.

Uitgangspunt d. De exploitatie van de Kruisstraat wordt betrokken in de exploitatie voor de herontwikkeling van dat gebied.

Op de locatieKruisstraat drukt nog een behoorlijke boekwaarde: fl 3.062.229,= . Deze heeft geen rechtstreekse relatie met de herhuisvesting van de bibliotheek in Zuidpoort.

Zowel de mogelijke opbrengst van het gebouw c.q. de locatie als de kosten (boekwaarde) blijven ten laste van een op te stellen grondexploitatie "locatie Kruisstraat". Zo nodig zal apart een risicoreserve voor de herontwikkeling van deze locatie in het leven worden geroepen.

Uitgangspunt e. In beginsel ten behoeve van het Kunstcentrum Delft wordt circa 400 m² b.v.o. vastgebouwd aan de nieuwe bibliotheekvestiging aan het cultuurplein; KCD krijgt voldoende subsidie om een gezonde exploitatie mogelijk te maken.

Het KCD heeft thans 371 m² netto in de Kruisstraat. Bij zelfstandige huisvesting moet daar volgens vaste normen 35% worden bijgeteld voor verkeerscirculatie en constructies. Dit leidt tot 501 m² bvo. Bij gecombineerde bouw worden dus efficiencyvoordelen behaald en vormt het huidige oppervlak uitgangspunt.

De keuze voor herhuisvesting van het Kunstcentrum aan het cultuurplein is op dit moment de meest realistische optie. Andere opties, zoals die mogelijk kunnen ontstaan uit het lopende haalbaarheidsonderzoek naar een eventuele stadshal, worden hiermee nog niet onmogelijk gemaakt. Duidelijk is dat andere opties vergelijkbare financiële consequenties hebben.

Het subsidie aan het Kunstcentrum bedraagt fl 70.000. Het KCD huurt nu van de bibliotheek, na aftrek van het huurbedrag (inclusief energielasten) resteert fl 15.000 budgetsubsidie.

In de nieuwe situatie dient de gemeente (eveneens) de hogere huur- en energielasten te compenseren. Wellicht ten overvloede: bij de herhuisvesting van het Kunstcentrum gaat het om m² buiten de 3900 m² voor de bibliotheek.

Het instandhoudingssubsidie aan het Kunstcentrum is ontoereikend.

In 1993 is het subsidie aan het KCD fors verminderd (van fl 160.000 naar fl 60.000). Op basis van een bedrijfsplan 1993 - 1996 (Management Advies Centrum) is een nieuwe uitdaging aan het KCD gegeven, vanuit een marktgerichter benadering. Over deze drie jaar is een incidentele bijdrage van fl 104.000 verstrekt. De evaluatie van de gestelde doelen wijst uit dat een deel hiervan niet kon worden gerealiseerd. De conclusie luidt dat een gezond KCD:

• een eenmalige injectie van 1 ton behoeft om de collectie op peil te brengen, en
• een extra subsidie van fl 35.000 behoeft.

De evaluatie wordt separaat ter besluitvorming aangeboden.

Uitgangspunt f. De CD-uitleen ontvangt geen gemeentelijk subsidie.

De CD-uitleen huurt zowel in de huidige als in de nieuwe situatie (vergelijkbare) ruimte van de bibliotheek. De CD-uitleen is na een herstartsubsidie van de gemeente in staat om met een sluitende exploitatie te draaien. De gemeente streeft ernaar deze situatie te handhaven.

4. Financiële consequenties en risico-analyse

De boekwaarde van de Kruisstraat ad fl 3.062.229 blijft op de locatie staan; evenals de boekwaarde van filiaal Tanthof ad fl 699.199 en de boekwaarde van filiaal Buitenhof ad fl 941.786.

De totale extra (gekapitaliseerde) lasten van de gehele operatie komt uit op fl 12.000.000. Hiervan heeft fl 1.375.000 betrekking op de Kunstuitleen.

Voor de opbouw van deze kostenposten wordt verwezen naar de vertrouwelijke bijlage.

De inventarisatie van de risico’s geeft het volgende beeld:

• Door de boekwaarde van de Kruisstraat op deze locatie te laten vermindert de gemeente het risico voor de Zuidpoortexploitatie. De herontwikkeling van de locatie Kruisstraat wordt echter belast met een boekwaarde die hoger is dan de opbrengst. Het risico is maximaal 2,5 miljoen. Hiervoor wordt zonodig een risicoreserve in het leven geroepen.
• De investering voor de herhuisvesting van de centrale bibliotheek in het pand aan de Zuiderstraat is thans geraamd op basis van marktconforme huurwaarden. In het geval uit de onderhandelingen een hogere huurprijs rolt heeft de gemeente een dekkingsprobleem. Het is anderzijds ook mogelijk dat de huurprijs lager wordt vastgesteld. De hoogte van dit risico is niet aan te geven.
• Ook is het risico gecalculeerd indien wordt gekozen voor het niet verhuizen van de bibliotheek aan de Kruisstraat. De dan noodzakelijke aanpassingen aan het gebouw en bijkomende kosten worden geraamd op circa 10 miljoen; de exploitatielast zal als gevolg van de eigenschappen van het gebouw waarschijnlijk ook hoger uitpakken dan bij verhuizing.
• Met de ondertekende intentieverklaring van gemeente en bibliotheekbestuur is inmiddels een belangrijk risico aangaande de maximale gemeentelijke financiering afgedekt. Er zijn duidelijke afspraken over het totaal aan m² bibliotheek in Delft in relatie tot het gemeentelijk budgetsubsidie.
• Tenslotte: het Kunstcentrum. De verhuizing van het kunstcentrum brengt een hogere huurlast met zich mee dan in de huidige situatie. De gemeente moet die huurlast compenseren en bovendien de exploitatie van het kunstcentrum met een extra bedrag subsidiëren. Is de gemeente tot dat laatste niet bereid, dan moet een keuze voor verhuizing worden afgeraden, want dan stevent het kunstcentrum af op een faillissement.
  

5. Voorstellen

1. Instemmen met de uitgangspunten:
   a. verhuizing van bibliotheek, CD-uitleen en kunstcentrum naar Zuidpoort;
   b. een centrale bibliotheek van maximaal 3900 m², inclusief CD-uitleen;
   c. het ruimtebeslag van het bibliotheekwerk in heel Delft stellen op 3900 m²;
   d. als eerste optie kiezen voor het pand aan de Zuiderstraat;
   e. 400 m² vastbouwen aan de bibliotheekvestiging aan het cultuurplein en in principe te bestemmen voor het Kunstcentrum Delft.
2. Instemmen met de door het bibliotheekbestuur en portefeuillehouders getekende Intentieverklaring bibliotheekbeleid (vertrouwelijke bijlage).
3. De totale extra (gekapitaliseerde) lasten van deze operatie ad fl. 12 miljoen als volgt te dekken:
   a. 5 miljoen uit de Zuidpoortreserve (zie vertrouwelijke bijlage);
   b. omtrent de wijze van dekking van de resterende 7 miljoen te besluiten bij de zomernota;
4. Het gewenste hogere incidentele en structurele subsidie (respectievelijk 1 ton incidenteel en fl 35.000 structureel) voor het Kunstcentrum nader af te wegen bij de zomernota 1999.

Tezijnertijd hiertoe afzonderlijke kredietvoorstellen aan de raad voor te leggen.

afdeling cultuur, welzijn, recreatie, sport