TRM/da/n00.15

DOORSTART INVOERING EURO

INHOUDSOPGAVE

0. Inleiding

1. Het eurotijdpad

2. Aandacht euro bij management en bestuur


3. Bestuurlijke uitgangspunten invoering euro


4. Aanpak op verschillende terreinen

4.1. juridische en fiscale consequenties van de invoering van de euro

4.2. euro raakt de begrotingscyclus en alle (deel)administraties

4.3. automatisering

4.4. treasury

4.5. communicatie


5. Aanpak invoering euro

5.1. aanstellen (extern) projectleider
. taken
. taakopdracht
. verantwoording/aansturing

5.2. Kosten: raamkrediet 4,5 mio

5.3. Fasering en tijdpad (voorgestelde normplanning Delft)

Inleiding

Nederland gaat een belangrijk symbool verliezen; de gulden verdwijnt per 29 januari 2002 definitief en wordt vervangen door de euro.

Per 1 januari 1999 is de euro als giraal betaalmiddel ingevoerd. Hierdoor heeft de treasury van de gemeente al de eerste ervaringen opgedaan met de euro nu dit de standaardmunt is op de internationale geld- en kapitaalmarkt. Voorlopig zal de munt alleen bestaan in girale vorm, maar vanaf het jaar 2002 krijgt iedereen nieuwe munten en biljetten.

Vanaf dat jaar moeten contracten, verordeningen, begrotingen, software (informatie-systemen) en hardware (apparatuur, kassa’s, etc.) alsmede formulieren, voorlichtings-materiaal en overige informatiestromen aangepast zijn aan de euro, zowel wat betreft het euroteken als de eurowaarden.

De komst van de euro stelt de gemeente voor strategische en praktische vragen.

Deze notitie is enerzijds bedoeld om inzicht te geven in de praktische gevolgen van de invoering van de euro voor de Delftse gemeentelijke organisatie in haar relatie met de burgers en anderzijds om de aanpak te akkorderen voor feitelijke inbedding van de euro binnen de gemeentelijke organisatie bij de invoering per 01-01-2002.

Reeds vanaf 1998 is een ambtelijke ‘kwartiermakersgroep’ bezig geweest met de voorbereiding van de euro-invoering. Deze kwartiermakersgroep bestaande uit de voormalige hoofden treasury, JZ, Administratie en Informatisering heeft een verkenning gemaakt naar de zwaarte van het eurovraagstuk. Deze notitie vormt de weerslag van hun bevindingen.

Nu het millenniumproject succesvol is afgerond en de nieuwe organisatie feitelijk is ingesteld, is er thans een natuurlijk moment gekomen om op meer systematische wijze de euro-problematiek aan te pakken.

1. Het euro tijdpad

Op algemeen niveau zijn vijf data van belang:

· MEI 1998
besluit deelnemende landen

· 1 JANUARI 1999
start EMU
invoering girale euro

· 1 JULI 2001

dubbel prijzen door detailhandel

· 1 JANUARI 2002
euro-day
invoering chartale euro

· 28 JANUARI 2002
(ten laatste) gulden niet langer
wettig betaalmiddel

2. Aandacht euro bij management en bestuur

Voor de “europroblematiek” moet gemeentebreed aandacht worden verkregen van bestuurders en management. Deze aandacht moet ook worden vastgehouden. In juli 1998 is er een grootschalige voorlichtingsbijeenkomst gehouden voor de interne organisatie met als doel informatie te verstrekken over de op handen zijnde veranderingen alsmede bewustwording te creëeren voor de consequenties van de invoering van de euro.

Thans is er een inventarisatie nodig wat de omschakeling naar de euro voor de diverse gemeentelijke organisatieonderdelen zou kunnen betekenen. Daarna moeten in de implementatiefase de feitelijke aanpassingen worden doorgevoerd.

Instelling van een projectorganisatie met europrojectleider ligt voor de hand. Bestuurlijke verankering van deze projectleider is noodzakelijk.

Daarnaast moet er voor de invoering van de euro een intern referentiekader komen, waarop de komende jaren niet alleen kan worden teruggegrepen maar dat ook de basis vormt om regelmatig de voortgang van het Europroject te kunnen beoordelen.

Het belangrijkste basisuitgangspunt bij de omschakeling naar de euro is, dat elk overheidslichaam zelf verantwoordelijk is voor opstelling en uitvoering van het eigen overgangsscenario. Het ministerie van financiën heeft hierbij een coördinerende en faciliterende rol.
Daarnaast zijn er een aantal min of meer verplichte uitgangspunten geformuleerd:

* alle communicatie geschiedt tot 1 januari 2002 in guldens en vanaf 2002 in
euro’s;

* om “derden” in een vroeg stadium vertrouwd te maken met de euro wordt zoveel
mogelijk gestreefd naar het geven van “eurogewenningsinformatie” (dit is in de
communicatie vermelden van sleutel- en/of eindbedragen in zowel gulden als euro),

waarbij geadviseerd wordt:

* de eurogewenningsinformatie gefaseerd te verstrekken met ingang van 1 juli 2000 in
elk geval in brochures en voorlichtingsmateriaal, waarna de intensiteit toeneemt;

* vanaf 1 juli 2001 wordt als regel altijd gewenningsinformatie gegeven indien relevant
en doelmatig;

* vanaf 1 juli 2001 tot uiterlijk 28 januari 2002 wordt bij de loketfuncties dubbele prijs-
aanduiding gehanteerd.

3. Bestuurlijke uitgangspunten invoering euro

Hieronder wordt een mogelijk Delfts kader gepresenteerd.

De eerste zeven punten zijn ‘vertalingen’ van Europese en nationale regelgeving en richtlijnen. De laatste drie zaken komen voort uit de ‘vrije’ beleidskeuze van de gemeente.

Met name ten aanzien van de laatste drie punten is het van belang dat de gemeenteraad akkoord gaat. De gemeente neemt op deze punten immers duidelijk zelf stelling.

Algemene beleidsuitgangspunten:

1. De gulden blijft rekeneenheid tot en met 31 december 2001

. Rapportages blijven tot en met 31 december 2001 in guldens (wel wordt waar
mogelijk een aantal guldensbedragen aangevuld met de tegenwaarde in euro);

. de omschakeling naar de euro vindt plaats om 00.00 uur op 1 januari 2002;

2. De euro wordt in de overgangsperiode (tot en met 31 december 2001) alleen
daar gebruikt waar het wenselijk is.

. dit betreft de euro als giraal betaalmiddel;

3. De begroting van het jaar 2002 zal in euro worden opgemaakt.

Het gaat dan over de volledige begrotingscyclus. Hoewel de begroting voor het jaar 2002 in het jaar 2001 wordt opgemaakt en ook de autorisatie in dat jaar plaatsvindt, zal de begroting geheel in euro luiden.

4. Informatie-uitwisseling over de jaren tot en met 2001 verloopt in guldens, ongeacht het tijdstip waarop deze informatie-uitwisseling plaatsvindt.

Dit betekent dat alle informatie-uitwisseling (mondeling, schriftelijk en electronisch) over de jaren tot en met 2001 in guldens zal plaatsvinden. Een bezwaarprocedure met betrekking tot een milieuheffing over het jaar 2001 zal volledig in guldens worden gevoerd. Alleen het te betalen of te ontvangen bedrag zal uiteindelijk in euro luiden.

5. Er wordt zo min mogelijk omgerekend. Indien dit wel gebeurt, zijn de afrondingsregels van de Europese verordening van toepassing.

In deze verordening is geregeld dat met ingang van 1 januari 2002 alle gulden-bedragen in contracten en wet- en regelgeving van rechtswege worden omgezet naar eurobedragen.
De guldenbedragen worden hierbij omgerekend naar eurobedragen volgens de conversiekoers met zes significante cijfers, waarna de uitkomst wordt afgerond naar de dichtstbijzijnde eurocent.
Bij de afronding van eurobedragen als gevolg van de conversie van gulden en euro’s worden drie situaties onderscheiden:

a. afronding op hele eurocenten;
b. afronding op hele euro;
c. afronding op “mooie ronde” eurobedragen.
Hiervoor zal later een beleidsmatige keuze voor worden gemaakt.

6. De gemeente werkt mee aan een soepele overgang naar de euro van die bedrijven en instellingen waarvoor zij hetzij bestuurlijk hetzij financieel verantwoordelijk is.

Hierbij wordt gedacht aan gemeenschappelijke regelingen en zelfstandige bedrijfsonderdelen.

7. De gemeente zal voor zover mogelijk actief bijdragen aan een soepele chartale invoering van de euro.

Ook de gemeente zal een rol kunnen spelen om de periode waarin zowel de euro als de gulden in chartale vorm in omloop zijn zo kort mogelijk te houden. Door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat alle muntautomaten (parkeerautomaten, zwembadkledingkastjes etc.) per 28 januari 2002 alleen nog euromunten zullen accepteren. Ook kan worden overgestapt op de chipkaart. Daarnaast kan de gemeente het gebruik van de euro stimuleren door bij alle punten waar contant afgerekend kan worden vanaf 1 januari 2002 bij alle betalingen (gulden ofwel euro) het wisselgeld terug te geven in euro.

8. Het gemeentelijke betalingsverkeer zal hoofdzakelijk in guldens plaatsvinden tot en met 31 december 2001.

. Dit met uitzondering van het zakelijk betalingsverkeer dat voortkomt uit treasury- activiteiten.

. En met uitzondering van het zakelijk betalingsverkeer dat plaatsvindt met een tegenpartij die vroegtijdig op de euro is overgeschakeld. Een eurofactuur wordt in euro betaald. De gemeente zal zelf geen facturen in euro uitschrijven.

9. De communicatie en voorlichting moet complementair zijn aan landelijke
acties.

Het gaat erom zoveel mogelijk complementair beleid te formuleren. Dat wil zeggen voorlichting over de euro en de OZB, de euro en de uitkeringen, etc.

Extra aandacht is nodig voor allochtone medeburgers en burgers die tot een sociaal- economische achterstandsgroep gerekend kunnen worden.

10. Vanaf 1 januari 1999 wordt waar nodig al in euro geleend.

Van belang is dat de geld- en kapitaalmarkt per 1 januari 1999 is overgeschakeld op
de euro en het Rijk vanaf die datum verhandelbare schuld in euro uitgeeft en uitstaande schuld omwaardeert in euro’s. De gemeente Delft is met ingang van die datum, waar nodig, gaan lenen in euro’s.

De hierboven genoemde algemene beleidsuitgangspunten zijn vertaald naar concrete afspraken per type bedrijfsproces. Een overzicht van deze interne en externe bedrijfs-processen alsmede de concreteafspraken voor Delft per bedrijfsproces, treft u aan in bijlage A bij deze notitie.

4. Aanpak op verschillende terreinen

In de vorige hoofdstukken is aangegeven dat voor de invoering van de euro
aanpassingen nodig zijn bij de verschillende aspecten van de gemeentelijke bedrijfsvoering.

De aanpassingen op de verschillende terreinen hebben een wisselwerking op
elkaar.
De volgende terreinen zijn onderscheiden:

1. Juridische zaken;
2. Administratie en organisatie;
3. Automatisering;
4. Treasury (incl. betalingsverkeer);
5. Communicatie

In dit hoofdstuk worden de consequenties van de euro vanuit deze vijf gezichtspunten behandeld.

4.1. Juridische en fiscale consequenties van de invoering
van de euro

4.1.1. Gemeente als maker van overeenkomsten en verordeningen

Er zijn zowel voor overeenkomsten als verordeningen drie momenten van belang:

a. de situatie per 1 januari 2002;

b. de periode 1 januari 2002 tot en met 28 januari 2002;

c. de situatie per 29 januari 2002.

Per 1 januari 2002 worden alle bedragen in zowel lopende overeenkomsten (voorzover beheerst door het recht van een EU-lidstaat) als bestaande verordeningen die nog in guldens luiden, van rechtswege omgezet in (gelezen moet worden als) euro, dat wil zeggen, dat de betreffende bedragen gelezen moeten worden in euro.

Vanaf 29 januari 2002 moeten nieuw aan te gane overeenkomsten en nieuw vast te stellen verordeningen vanzelfsprekend luiden in euro. De gulden is vanaf dat tijdstip geen wettig betaalmiddel meer. Er mag alleen nog gewerkt worden in woord en geschrift met euro.

Wat ingewikkelder ligt het met de zogeheten ‘duale-periode’, als hiervoor genoemd onder b. Tijdens deze fase is er namelijk sprake van twee soorten wettig betaalmiddel, namelijk de euro en de gulden, welke soorten naast elkaar kunnen worden gebruikt. Dat vergt dus keuzes en een duidelijke regie waar het betreft bijvoorbeeld het door burgers voldoen aan bepaalde legesverplichtingen die (om praktische redenen als hiervoor uiteengezet) al in euro luiden. Met name geldt één en ander ook voor tijdens deze periode nieuw aan te gane overeenkomsten.

Kortom: het eenvoudige juridische mechanisme (omzetting van rechtswege) naast een zinvol geachte praktijkbenadering (toch reeds aanpassen verordeningen voorafgaand aan

1 januari 2002) verdienen nadrukkelijk aandacht.

4.1.2. Gemeente als onderdeel van de publieke sector

Als onderdeel van de totale publieke sector zijn gemeenten gebonden aan de regelgeving van het Rijk en de provincie. Deze regelgeving zal door de komst van de euro van hogerhand worden aangepast.

Regelgeving Rijk

Zoals al eerder is aangegeven zullen van rechtswege alle guldensbedragen uiterlijk 1 januari 2002 automatisch worden omgezet in eurobedragen. Het Rijk zal guldensbedragen in wet- en regelgeving vervangen door nieuwe ronde eurobedragen.

Dit betekent dat op dit punt ook de voor gemeenten belangrijke wet- en regelgeving zal worden aangepast.

Gemeentewet en Financiële-verhoudingswet

Onder meer de Gemeentewet en de Financiële-verhoudingswet zullen worden gescreend op ronde guldensbedragen waarvan het wenselijk is dat die ook na invoering van de euro ronde bedragen blijven. Duidelijk is dat er tussen bedragen vaak een grote onderlinge samenhang bestaat.

Comptabiliteitsvoorschriften

De invoering van de euro heeft geen grote gevolgen voor de comptabiliteitsvoorschriften als zodanig. Wel zal de gemeente op enig moment (medio 2001) de begroting voor 2002 in euro moeten gaan opstellen.

Wet FIDO

De invoering van de euro vormt op zich geen directe aanleiding om de Wet financiering decentrale overheden (fido) aan te passen.

Sinds de wet filo ongeveer tien jaar geleden is opgesteld zijn de omstandigheden wel dusdanig veranderd dat heroverweging noodzakelijk is. Met de totstandkoming van de EMU is de financieel economische omgeving in een hoog tempo verder veranderd. De nieuwe (thans ontwerp)Wet fido zal vermoedelijk per 01-01-2001 van kracht worden.

4.1.3. Gemeente en belastingen

De gemeente heeft een bijzondere positie als het om belastingen gaat. Enerzijds kan zij voor belastingen die door het Rijk worden geheven belastingplichtig zijn. Anderzijds bezit zij zelf de bevoegdheid om een aantal belastingen en rechten te heffen.

De gemeente wordt als belastingplichtige geconfronteerd met bijvoorbeeld de heffing van omzetbelasting (btw). Als werkgever is zij inhoudingsplichtig voor loonbelasting en voor premies werknemersverzekeringen. Daarnaast moet zij een aantal werkgeverslasten voldoen. Deze heffingswetten zijn wetten in formele zin. Invoering van de euro zal er dus toe moeten leiden dat deze wetten in formele zin op onderdelen aangepast worden.

Vanaf het fiscaal jaar 2002 zal de belasting in euro worden geheven. De belastingdienst biedt al vanaf 1999 faciliteiten (aan bedrijven en particulieren) om ook in euro aangifte te doen. Uitgaande van het gegeven dat gemeenten net als het Rijk tot het jaar 2002 de gulden als rekeneenheid zullen hanteren, wordt niet eerder dan over het fiscaal jaar 2002 belasting in euro voldaan.

4.1.4. Gemeente als regelgevende, heffende en uitkerende instantie

Van rechtswege zullen alle guldensbedragen automatisch worden omgezet in eurobedragen. Dit betekent dat ronde guldensbedragen onafgeronde eurobedragen worden met twee cijfers achter de komma.

Om welke heffingen gaat het?

Zo gaat het onder meer om onroerende zaakbelastingen, toeristenbelasting, parkeerbelastingen, reclamebelasting, precariobelasting en rechten (of leges).

De gemeentelijke belastingverordeningen op basis waarvan de gemeentelijke belastingen worden geheven en de legesverordening op basis waarvan leges wordt geheven zullen hiervoor tijdig moeten worden aangepast.

4.2. Euro raakt de begrotingscyclus en alle (deel)
administraties

De gemeentelijke administratie als geheel en al haar onderdelen krijgen met de invoering van de euro te maken. Alle guldens in de diverse administraties moeten worden omgerekend naar euro’s. Uiterlijk 1 januari 2002 moet dat allemaal gebeurd zijn. Ook rapportages als de begrotingen (ook de meerjarige!), de rekening, de MARAP’s en de bestuurlijke rapportages zoals de Zomernota, moeten worden aangepast.

De financiële consequenties van de omrekening naar de euro moeten worden berekend en worden verwerkt in de begroting en de rekening.

De voor de omrekening te gebruiken koers is per 1 januari 1999 vastgesteld. Deze is bepaald op: 1 euro = 2.20371. De regels voor de omrekening en afronding zijn op Europees niveau vastgelegd. De omrekening vindt plaats tegen de conversiekoers. Bij betaling of boeking vindt afronding plaats tot twee cijfers achter de komma.

Ook gemeenten moeten aansluiten bij de regels die algemeen voor de overheid gelden. De gulden blijft tot en met 31 december 2001 rekeneenheid. Tot en met het jaar 2001 zullen de begroting, de rekening en andere rapportages dus in guldens luiden. De euro wordt in de tussenliggende periode alleen gebruikt daar waar het wenselijk is (zgn. gewenningsfase).

Omrekenen

Alle bedragen in de diverse administraties moeten per ultimo 2001 in euro zijn omgerekend. Voor een nadere uitwerking van de Europese regels zijn door de Juridische Interdepartementale Werkgroep eurovuistregels opgesteld.

Administraties van de diverse sectoren/afdelingen zullen omgerekend moeten worden. Naast de financiële administratie kan hierbij worden gedacht aan:

* salarisadministratie

* debiteurenadministratie

* crediteurenadministratie

* voorraadadministratie

* geldleningenadministratie

* belastingadministratie

* parkeervergunningenadministratie

* uitkeringenadministratie

* kassa-administratie

* overige koppelingen met de financiële administratie

Begroting, jaarrekening en rapportages

Voor wat betreft de valutasoort die in de informatie-uitwisseling binnen de overheid wordt gehanteerd, is voor de tijdstipbenadering gekozen. Dit houdt in dat tot en met het jaar 2001 verslaggeving plaatsvindt in guldens. De begroting van 2001 en de meerjarencijfers luiden dus nog in guldens.

De verslaggeving vanaf het jaar 2002 zal in euro worden opgesteld. In de begroting van 2002 moeten bijvoorbeeld de bijbehorende begrotingsgegevens van 2001, de rekening van 2000 en de meerjarencijfers in euro worden vermeld.

Ten behoeve van het gewenningsproces binnen de gemeente kunnen in diverse rapportages (bijv. begroting) reeds vóór 1 januari 2002 bedragen in euro toegevoegd worden aan de gegevens in guldens.

De omrekening van gulden naar euro betreft met name de volgende rapportages:

* begroting

* meerjarenraming

* deelbudgetten

* managementrapportages

* jaarrekening, kengetallen, vergelijkende cijfers.

Het betreft echter ook de informatie over langlopende projecten zoals:

* bestekken voor omvangrijke investeringen (inclusief lopende grondexploitaties)

* plannen voor groot onderhoud van wegen (inclusief parkeervoorzieningen), gebouwen (inclusief gedecentraliseerde onderwijshuisvesting), riolering, e.d.

* financiële ramingen in de grondexploitatie

Tarieven

Tot slot zullen de tarieven binnen de gemeenten moeten worden omgerekend. Vanaf de begroting voor het jaar 2002 moet gewerkt worden met de tariefbedragen en grenswaarden in euro. De tarieven zullen moeten worden omgerekend naar euro. Vuistregel is dat er zoveel mogelijk naar zal worden gestreefd om de afronding budgettair neutraal te laten verlopen. Dat geldt dan ook voor de uitwerking richting burger.

Het gaat onder meer om de volgende tarieven:

* burgerlijke stand

* haven- en kadegelden

* parkeertarieven

* inzameling van afvalstoffen

* riool- en reinigingsrechten

* afgifte van milieuvergunningen

* precariorecht

* belastingen zoals inning/afdracht btw, onroerende zaakbelasting,
toeristenbelasting.

Administratieve Organisatie en Interne Controle

De administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) dient te zijn gericht op beheersbaarheid van de risico’s die ontstaan als gevolg van de invoering van de euro en op controleerbaarheid van de overgang van de euro.

De aan te brengen wijzigingen in de AO/IC gelden met name voor de overgangsperiode van de gulden naar de euro. Na volledige invoering van de euro zal de administratieve organisatie per saldo slechts in geringe mate zijn aangepast.

4.3. Automatisering

De invoering van de euro heeft grote gevolgen voor de gemeentelijke automatisering. Geen wonder, want de (financiële) administratie en informatievoorziening zijn grotendeels afhankelijk van geautomatiseerde systemen. En dan gaat het niet alleen om de diverse financiële applicaties of de applicaties voor de sociale dienst, de OZB, de salarisadministratie of de grondexploitatie, maar ook om allerhande automaten en kasregisters van de gemeente. In iedere applicatie moeten gulden door euro’s worden vervangen.

‘Automatiseerders’ zijn het afgelopen jaar druk bezig geweest met de ‘millennium-problematiek’. Als gevolg van gemaakte keuzes is de ‘europroefheid’ van de gemeentelijke geautomatiseerde systemen niet met voorrang onderzocht of uitgewerkt. Dit moet dit jaar alsnog gebeuren. Wel zijn afspraken gemaakt over onderhoud en aanpassing van de applicaties. Als gevolg van ingewikkelde (ook nog vaak ‘last minute’) wijzigingen in wet- en regelgeving zijn de leveranciers die op de gemeentelijke markt werken, behoorlijk druk bezet. Oplevering van adequaat geteste en goed werkende ‘updates’ is niet bepaald de gewoonste zaak van de wereld. Inmiddels is de inventarisatie omtrent de euro gehouden.

Relatie millenniumproblematiek / euro

De ‘millenniumproblematiek’ is vooral een technische zaak geweest: datavelden en afgeleiden daarvan in applicaties moesten worden beoordeeld en/of gewijzigd.

Het toetsingskader van die beoordeling was vooral functioneel bepaald. De invoering van de euro is vóór alles een organisatorische zaak waarvan de automatisering een afgeleide is. Wel kan/zal gebruik gemaakt worden van de ervaringen van het millenniumproject.

Het belang van de automatisering bij de invoering van de euro moet overigens niet worden onderschat! Zonder ‘europroof’-automatisering kan de gemeente niet functioneren.

4.4. Treasury (incl. betalingsverkeer)

Financiering en beleggingen

Per 1 januari 1999 heeft de gemeente, als het om treasuryactiviteiten gaat, al te maken gekregen met de euro.

Op de terreinen van financiering en beleggingen is (zijn) immers per die datum

* de Europese financieringsmarkt in euro;

* de nationale centrale banken, in het Europese Stelsel van Centrale Banken (ESCB)
opgegaan, dat onder leiding staat van de Europese Centrale Bank (ECB);

* verhandelbare overheidsschuld in euro uitgegeven;

* informatie over geld- en kapitaalmarkttransacties in euro uitgedrukt;
* korte- en langlopende leningen waar mogelijk in euro afgesloten.

Het chartaal betalingsverkeer nader beschouwd

De gemeente heeft te maken met kassen waarin bankpapier en/of munten in en uit gaan. Het begrip “kassen” dient hier breed te worden opgevat. Het gaat niet alleen om bijvoorbeeld de kas van de afdeling Burgerzaken, maar ook om de kas bij het gemeentelijk zwembad, de koffieautomaat of de parkeermeters/-automaten.

Alle kassen die onder het beheer van een gemeente vallen zullen vóór 1 januari 2002 geschikt gemaakt moeten worden voor de chartale euro. De maand januari 2002 zal zowel de euro als de gulden als betaalmiddel geldig zijn, wat mogelijk tijdelijk zal leiden tot dubbele kassa’s.

Het giraal betalingsverkeer nader bekeken

Ingaande 1 januari 1999 is het zakelijk betalingsverkeer zowel in euro als in guldens.

Het particuliere betalingsverkeer zal tot 1 januari 2002 in guldens blijven. Dat betekent dat PIN- en chipkaartbetalingen, salarisbetalingen, machtigingen en acceptgiro’s tot die datum in guldens worden uitgevoerd en niet in euro.

4.5. Communicatie

Omdat de rijksoverheid (Postbus 51) de algemene publieksvoorlichting verzorgt, kan de gemeente hier in haar voorlichting voor een groot deel meeliften. Maar de gemeente heeft ook een eigen taak.
Aanvullende informatie (in folders, brochures, mailingen, etc.) zal verstrekt moeten worden aan (groepen) burgers die gebruik maken van gemeentelijke diensten.
Speciale aandacht vraagt de communicatie met allochtone medeburgers.
Burgers zullen allerlei vragen gaan opwerpen: wat de euro voor de OZB betekent, hoe lang ze nog met guldens kunnen betalen, of de euro invloed heeft op de hoogte van de uitkering, etc.
Adequate informatieverstrekking, voorlichting en communicatie zullen gestructureerd naar de buitenwereld moeten plaatsvinden. Het is evident dat goede interne communicatie nodig is voor zowel het vergroten van het draagvlak als voor het succesvol laten verlopen van de overschakeling op de euro.

5. Aanpak invoering euro

Het lijkt simpel: vervang overal het guldenteken in het euroteken, maak een omrekenprogramma en Klaar is Kees. Helaas, de invoering van de euro is een ingrijpend proces. Binnen de gehele gemeentelijke organisatie zullen wijzigingen moeten worden doorgevoerd: van betalingsopdracht tot subsidieverlening, van salarissstrook tot belastingaanslag, van begroting tot parkeermeters, kassa’s, betaalautomaten en al het folder- en voorlichtingsmateriaal.

Ter voorbereiding van de euro-invoering heeft een ambtelijke ‘kwartiermakers’groep de zwaarte van het eurovraagstuk verkend. Deze nota vormt de weerslag van de bevindingen van de ‘kwartiermakersgroep’. Uit bevindingen van deze groep (bestaande uit de voormalige hoofden CA, TM, JZ, I&A), blijkt dat de invoering van de euro met name gevolgen heeft voor in hoofdstuk 4 al eerder beschreven onderdelen van de gemeentelijke bedrijfsvoering.

Nu het millenniumproject succesvol is afgerond en de nieuwe organisatie per 1 maart jl. feitelijk is ingesteld, is er thans een natuurlijk moment gekomen om een doorstart van het europroject te maken. Omschakeling naar de euro is een klus die binnen vastomlijnde termijnen geklaard moet worden en waarbij deskundigen vanuit diverse disciplines betrokken moeten worden. Een projectmatige aanpak met voldoende bestuurlijke betrokkenheid ligt voor de hand.

5.1. Aanstellen extern projectleider

Het advies van de ambtelijke ‘kwartiermakersgroep’ is daarbij om een (extern) projectleider aan te stellen die met interne ondersteuning het proces van daadwerkelijke omschakeling naar de euro moet voltooien.

Taken (extern) projectleider

Tot de belangrijkste taken van de (externe) europrojectleider behoren:
- verdere bewustwording binnen de organisatie creëeren;
- interne informatieverstrekking/communicatie over de europroblematiek;
- samenstelling van subteams [1];

- inventarisatie van activiteiten die door de euro worden ‘geraakt’ en verdere verfijning van de
inschatting van de kosten;
- de te nemen acties in tijd en prioriteit als uitvloeisel van de vastgestelde normplanning;
- bewaken eurobudget ad 4,5 mio en voortgang normplanning in nauw overleg met ambtelijk
verantwoordelijke (direkteur Centrale Staf);
- samen met ambtelijk verantwoordelijke (direkteur Centrale Staf) verzorgen van verslag-
legging /verantwoording richting GMT/coördinerend wethouder financiën.

Taakopdracht

Het project zou als volgt kunnen worden gedefinieerd:

‘De (externe) projectleider is verantwoordelijk om aan de hand van de vastgestelde norm-planning (zie hieronder) de gemeentebrede invoering van de euro te concretiseren voor alle interne en externe beleidsprocessen met inachtneming van de beleidsuitgangspunten (zie

hiervoor hoofdstuk 3 en bijlage A) zoals vastgesteld door het college van b&w en de gemeenteraad’.

Verantwoording/aansturing
De (externe) projectleider opereert hierarchisch onder de direkteur Centrale Staf en rapporteert in overleg met hem aan GMT en aan de coördinerend wethouder financiën, als eind-verantwoordelijk bestuurder.

5.2 Kosten: raamkrediet 4,5 mio

De implementatie van de euro valt buiten de normale bedrijfsvoering van de sektoren/clusters. De sektoren/clusters zullen de bovenmatige kosten van ambtelijke inzet van de omschakeling van de gulden naar de euro in principe kunnen declareren.

Voor de kosten van de projectorganisatie (projectleider + secretariaat) alsmede de buiten de normale bedrijfsvoering vallende extra kosten (aanpassingen software, hardware, kassa’s/registers, betaalautomaten, brochures, voorlichtingsmateriaal, etc.) zal een kredietruimte nodig zijn van f 4,5 mio (raamkrediet). Dekking ten laste van de algemene middelen.

Dit bedrag is vooralsnog gerelateerd aan de kosten van het millenniumvraagstuk, omdat extern vergelijkingsmateriaal met betrekking tot de kosten van de invoering van de euro nauwelijks voorhanden is [2]. De gemeente zal via het Gemeentefonds een compensatie krijgen van naar verwachting f 600.000,= voor de te maken conversiekosten. Voor de omschakelingskosten is een raamkrediet nodig ad ¦ 4,5 miljoen. Het gevraagde raamkrediet betreft slechts een zeer ruwe schatting. Een deel van de te maken kosten zal bovendien wellicht gedekt worden uit reguliere budgetten. Een nadere onderbouwing van het bedrag zal na de eerste fase (ca. 1 juli 2000) pas gegeven kunnen worden. Tussentijdse verantwoording over het uitgavenverloop zal gegeven worden bij de reguliere rapportages.

5.3. Fasering en tijdpad (voorgestelde normplanning Delft)

De komende (bijna) twee jaar is het noodzaak om volgens een strak en realistisch schema te werken om alles op tijd voor elkaar te hebben.
Terwijl de rijksoverheid werkt met een bindende normplanning voor de departementen is een normplanning voor gemeenten vooral een hulpmiddel en intern referentiekader.

Het millenniumvraagstuk en de kanteling van de organisatie per 1 maart jl. hebben er toe geleid dat nu pas een zinvolle normplanning voor gefaseerde en tijdige omschakeling naar euro gemaakt kan worden.

Het is evident dat daardoor de voorgenomen Delftse normplanning in de beginfase afwijkt van de normplanning zoals wordt aanbevolen door het LEGO (Landelijk Euro Gemeenten Overleg). Het gevolg is dat er een sterke wissel wordt getrokken op de eerste fase.

Voorgestelde normplanning Delft

1. Inventarisatiefase 1 juli 2000
annex planning- en analysefase

· Inventarisatie en verdere verfijning van de inschatting van de kosten van de aan te passen objecten (systemen,
tarieven, procedures, formulieren, etc.)
· Opstellen draaiboek met daarin gekozen oplossingsrichting voor elk van de aan te passen objecten
(incl. benodigde inspanning in tijd, capaciteit en kosten)

2. Realisatiefase 1 april 2001

·Concept-eindproduct van de aan te passen objecten (systemen, tarieven, procedures, formulieren, etc.)
die aan testen kunnen worden onderworpen

3. Testfase 1 oktober 2001

·Testrapporten of -verslagen waaruit blijkt dat de aanpassing van het object succesvol is verlopen

4. Implementatie- en conversiefase 1 januari 2002

·Ingebruikstelling van de aangepaste objecten ‘europroof’.

---

[1] Voor de samenstelling van de subteams moet enerzijds gedacht worden aan functionarissen/functionele overleggen met voldoende inhoudelijke kennis (functioneel bepaald); anderzijds aan functionarissen uit de organisatie die een overall beeld hebben van de gemeentelijke administratie en organisatie.

[2] Overigens heeft een recent onderzoek van KPMG uitgewezen dat de euroconversie drie- tot vijfmaal zoveel investeringen
vergt als het millenniumprobleem dat in Nederland 20 mrd kostte. Eerste indicaties voor gemeenten gaan er overigens van uit
dat de kosten niet meer zullen bedragen dan voor het millenniumvraagstuk nodig bleken.