naar agenda
Stuk 110 I
Dienst beheer en milieu M99004290
Delft, 15 juni 1999.
Onderwerp: vaststellen inkoopvoorwaarden gemeente Delft 1
Aan de gemeenteraad.
Geachte dames en heren,
Inleiding
In de praktijk wordt steeds vaker gebruik gemaakt van algemene voorwaarden bij het aangaan van overeenkomsten. Enerzijds bestaan daartoe de voorwaarden die in een bepaald vakgebied door iedereen of vrijwel iedereen worden gebruikt, zoals UAV, RVOI, de SR’97 en dergelijke. Anderzijds worden door bedrijven en overheden specifiek ten behoeve van bepaalde activiteiten eigen voorwaarden opgesteld, zoals inkoop-, leverings- en/of betalingsvoorwaarden.
Ook bij de gemeente Delft bestaat er behoefte aan algemene voorwaarden. Zowel aan algemene inkoopvoorwaarden als aan algemene leveringsvoorwaarden. Een werkgroep bij de dienst Beheer & Milieu heeft in opdracht van het dienstmanagementteam algemene inkoopvoorwaarden opgesteld. Het is de bedoeling dat, op termijn, ook algemene leveringsvoorwaarden worden opgesteld.
De door het DMT van B&M goedgekeurde algemene inkoopvoorwaarden zijn vervolgens door het Inkoop Service Bureau voorgelegd aan het strategische inkoopoverleg (SIO) en het juridisch platform (JP) voor gemeentebrede toepassing. Opmerkingen vanuit deze overlegplatforms hebben tot een aantal wijzigingen geleid. De versie Inkoopvoorwaarden Gemeente Delft 1 van juni 1999 ligt voor u ter inzage en wordt u thans ter vaststelling voorgelegd.
1. Algemene Voorwaarden
Onder ‘algemene voorwaarden’ worden een of meer schriftelijke bedingen verstaan die zijn opgesteld om in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen. De essentiële bedingen die de kern van de overeenkomst aangeven, zoals prijs, hoeveelheid en dergelijke, behoren niet tot de algemene voorwaarden, maar moeten apart worden overeengekomen.
Bij ‘algemene voorwaarden’ kan gedacht worden aan algemene inkoopvoorwaarden en algemene leveringsvoorwaarden, maar ook specifieke voorwaarden voor een bepaalde dienst/produkt of groep van gelijksoortige diensten/produkten bijv. advisering, hardware, software.
De gebruiker van algemene voorwaarden dient de wederpartij, in een zo’n vroeg mogelijk stadium, in de gelegenheid te stellen om van de algemene voorwaarden kennis te nemen, middels het ter handstellen, toezenden, of via depot bij de Kamer van Koophandel of de Arrondissementsrechtbank. Via het depot bij de Kamer van Koophandel of de Arrondissementsrechtbank kan ieder leverancier zich op de hoogte stellen van de algemene voorwaarden. Depot bij de Arrondissementsrechtbank geniet de voorkeur, vanwege de onpartijdigheid van de instelling.
2. Inkoopvoorwaarden
De Inkoopvoorwaarden zijn te gebruiken bij het inkopen van goederen en/of diensten. Het gebruik van de voorwaarden kan de positie van de gemeente bij het aangaan van een overeenkomst verbeteren, c.q. versterken.
Met het gebruik van de voorwaarden wordt met de leveranciers de afspraak gemaakt dat zij leveren overeenkomstig de interne administratieve en operationele procedures. Verder zijn in de inkoopvoorwaarden de verschillende door de gemeente standaard gewenste rechten vastgelegd. Het van toepassing zijn van de eigen inkoopvoorwaarden verbetert de positie van de gemeente wanneer achteraf onenigheid ontstaat. Op dit moment worden veelal door het ontbreken van inkoopvoorwaarden, de algemene voorwaarden van de wederpartij op een opdracht of overeenkomst van toepassing verklaard. Echter ervaring heeft geleerd dat de door de wederpartij van toepassing verklaarde voorwaarden vaak in meer of mindere mate eenzijdig de belangen van betreffende wederpartij behartigen, of slechts ten dele de materie afdekken.
Het gebruik van inkoopvoorwaarden werkt tijd- en kostenbesparend, immers alleen de kernbedingen hoeven nog op schrift te worden gesteld. Dat kan dan bijvoorbeeld in een opdracht of overeenkomst.
De Inkoopvoorwaarden bevatten ‘spelregels’ die van toepassing kunnen zijn bij het ‘kopen’ van goederen en/of diensten. Aan het begin van het ‘inkoopproces’, bv. bij de eerste onderhandelingen, offerte-aanvraag, opdracht of bestelling, dient de wederpartij gemeld te worden dat goederen en/of diensten worden ingekocht onder de door de gemeente Delft gehanteerde Inkoopvoorwaarden. De inkoopvoorwaarden dienen daarbij ‘ter hand’ te worden gesteld.
Algemene voorwaarden dienen in de overeenkomst, of bij de opdracht van toepassing verklaard te worden. Het al dan niet gedeponeerd zijn van voorwaarden geeft de voorwaarden geen extra juridische status. Het geeft echter wel aan dat ze zijn vastgesteld en niet zijn gewijzigd. Ook kan de wederpartij ze bij de betreffende instantie opvragen. Als kopende partij dient men de voorwaarden vóór of uiterlijk bij het sluiten van de koop te overhandigen.
De vermelding van het gebruik van de algemene inkoopvoorwaarden kan staan op de offerte aanvraagbrief. Daarbij heeft de gemeente dan de eerste verwijzing gemaakt. Indien een leverancier onder deze voorwaarden niet wil leveren, dient hij dit nadrukkelijk schriftelijk te melden en vervolgens een tegenvoorstel of zijn voorwaarden voor te leggen. Partijen kunnen vervolgens in onderhandeling treden over welke voorwaarden uiteindelijk zullen gelden. Het afwijken van de voorwaarden dient schriftelijk te worden overeengekomen.
Bij zich herhalende opdrachten bij dezelfde leverancier is het aan te bevelen met betrokkene leverancier een mantelovereenkomst af te sluiten en in deze mantelovereenkomst op te nemen dat op alle opdrachten aan leverancier de Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn.
Battle of forms
Het is bijzonder belangrijk te weten welke voorwaarden van toepassing zijn op een transactie. Het streven is erop gericht dat de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing zijn. Door in de offerte-aanvraagbrief de inkoopvoorwaarden reeds te noemen heeft de gemeente een eerste verwijzing gemaakt. Dit is van belang, immers artikel 225, lid 3 van boek 6 van het burgerlijk wetboek luidt:
‘Verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden, dan komt aan de tweede geen werking toe, wanneer daarbij niet tevens de toepasselijkheid van de in de eerste verwijzing aangegeven algemene voorwaarden van de hand wordt gewezen’.
Dit betekent dat wanneer aanbod en aanvaarding naar verschillende voorwaarden verwijzen, aan de tweede verwijzing geen werking toekomt, tenzij de eerste verwijzing uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen. Om nu niet het risico te lopen dat in eventuele latere discussies -of erger nog in een juridische geschil- de gepresenteerde inkoopvoorwaarden als eerste verwijzing zullen worden aangemerkt, is de leverancier welhaast gedwongen de inkoopvoorwaarden af te wijzen. Maar dat houdt een risico voor hem in. De leverancier weet namelijk niet wat zijn concurrenten doen. Accepteren deze de inkoopvoorwaarden van de gemeente wel of niet? Accepteren deze de voorwaarden van de gemeente wel, dan zal de gemeente in de afweging aan een dergelijke leverancier eerder de voorkeur geven.
Handleiding gebruik Inkoopvoorwaarden
De Inkoopvoorwaarden van de gemeente Delft bevorderen het maken van goede afspraken met leveranciers die goederen en diensten leveren aan de gemeente Delft. De voorwaarden zijn niet moeilijk of onbillijk. Ze zijn in de meeste gevallen net zo standaard als de voorwaarden van de leverancier, waardoor het voor de leverancier niet ondoenlijk is om ze te accepteren. Het gebruik ervan past in het beleid van de gemeente Delft en zal ertoe leiden dat ‘onze’ voorwaarden altijd gelden bij het inkopen van goederen en/of diensten. Op termijn weten leveranciers dan ook dat zaken doen met Delft betekent het accepteren van de voorwaarden van Delft.
Hoe werkt een en ander in de praktijk:
In de praktijk dienen de Inkoopvoorwaarden zo vroeg mogelijk in het ‘inkoopproces’ door de gemeente van toepassing te worden verklaard en te worden overgelegd. Meestal gebeurt dit door middel van een standaardzin op de offerte-aanvraag, bv. ‘Op deze offerte-aanvraag zijn de Inkoopvoorwaarden gemeente Delft van toepassing’ en het bijvoegen van de Inkoopvoorwaarden bij de offerte-aanvraag;
De Inkoopvoorwaarden dienen direct bij de eerste contacten met een nieuwe leverancier ter hand te worden gesteld;
De Inkoopvoorwaarden dienen bij de inkoopopdracht te worden gevoegd, waarbij dan in de opdracht wordt verwezen naar de Inkoopvoorwaarden;
Indien de wederpartij zijn eigen algemene voorwaarden in een reactie hierop van toepassing wil laten zijn, dient de leverancier ‘onze’ voorwaarden geheel of gedeeltelijk expliciet te verwerpen. Vervolgens dienen niet zonder meer de voorwaarden van de leverancier te worden geaccepteerd, dat gaat immers ten koste van de positie van de gemeente. Het uitgangspunt van de gemeente is dat de eigen Inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing zijn. Indien er eventueel toch over de voorwaarden onderhandeld moet worden, dan kan de expertise van het ISB en/of van juridische zaken ingeschakeld worden.
In welke gevallen kunnen de Inkoopvoorwaarden al dan niet gebruikt worden?
Wel toepassen inkoopvoorwaarden:
produkten/diensten waarmee (op jaarbasis) een behoorlijk bedrag is gemoeid en waarvoor geen specifieke overeenkomst wordt afgesloten;
produkten/diensten waarbij niet het bedrag van aankoop van belang is maar de inzet van het produkt/dienst in het (produktie)proces door timing of maatwerkkarakter kwetsbaar is;
produkten/diensten die van groot belang zijn voor het werk(proces) van de afdeling of dienst;
produkten/diensten met eventuele lage waarde in geld maar met (groot) risico voor (grote) gevolgschades;
routineprodukten/-diensten, in veel gevallen is het aanbevelingswaardig gebruik te maken van mantelovereenkomsten (waarin de Inkoopvoorwaarden van toepassing worden verklaard);
situaties waarbij (bekend is dat) de algemene voorwaarden van de wederpartij eenzijdig en nadelig voor de gemeente zijn;
produkten/diensten waarmee op jaarbasis een behoorlijk bedrag gemoeid is, dan wel bij maatwerkprodukten/-diensten, waarbij meestal een specifieke overeenkomst wordt afgesloten, die aanvullende voorwaarden bevat op de algemene inkoopvoorwaarden.
Niet toepassen van de Inkoopvoorwaarden:
in sommige gevallen zal de wederpartij alleen leveren onder de ‘eigen’ voorwaarden (denk daarbij aan (staats-)monopolisten, zoals banken, verzekeringsmaatschappijen, nutsbedrijven). In die gevallen valt ook niet te onderhandelen over de eigen voorwaarden;
het gebruiken van de voorwaarden weegt niet
op tegen de eventuele kosten van het onderhandelen over de voorwaarden (denk aan
afhaalprodukten, zoals het laten namaken van sleutels, kopen van een brood, kopen van een
set remschijven). Wanneer de inkoop van dergelijke produkten echter op grote schaal en
structureel plaats vindt kan dit wel een overweging zijn om de Inkoopvoorwaarden -via een
mantelovereenkomst- van toepassing te verklaren.
Communicatie:
Een communicatieplan om alle relevante partijen te informeren over het gebruik, de toepassing en de werking van de algemene inkoopvoorwaarden is in voorbereiding.
Wij stellen u voor, onder voorbehoud van gunstig advies van de commissie middelen:
De bijgevoegde Inkoopvoorwaarden van de gemeente Delft vast te stellen en te deponeren bij de Arrondissementsrechtbank in Den Haag.
In voorkomende gevallen gebruik te maken van de Inkoopvoorwaarden.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Delft
H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester
N. Roos ,secretaris.
Stuk 110 II
Dienst beheer en milieu M99004290
De raad der gemeente Delft;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 juni 1999:
gelet op het bepaalde in artikel 108 en 147, lid 2 van de Gemeentewet;
b e s l u i t :
1. vast te stellen de bijgevoegde inkoopvoorwaarden gemeente Delft 1;
2. de inkoopvoorwaarden te deponeren bij de Arrondissementsrechtbank te Den Haag.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 1 juli 1999.
,burgemeester.
,secretaris.
