naar deel 5
BIJLAGE III. Taak en werkwijze
1. Taak
De ombudscommissie is een tweedelijns
klachtenvoorziening. De commissie onderzoekt op basis van de Verordening gemeentelijke
ombudscommissie (verder te noemen: Verordening) schriftelijke klachten over gedragingen
van gemeentelijke organen en beoordeelt of het betreffende orgaan zich in een bepaalde
aangelegenheid al dan niet behoorlijk heeft gedragen. Onder gemeentelijk orgaan wordt
verstaan: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester
(niet optredend als hoofd van de politie), een gemeentelijke dienst, bedrijf of
instelling. Ook over individuele personen die in dienst van de gemeente zijn, kan een
klacht worden ingediend
De klachten worden bij het secretariaat ontvangen en voorbereid voor een eventuele verdere
behandeling in de commissie. De secretaris is alleen verantwoording schuldig aan de
ombudscommissie. Dit draagt bij tot de onafhankelijke positie van de ombudscommissie. De
gemeentelijke ombudscommissie doet zelf een einduitspraak over een klacht. Bij haar
uitspraak houdt de Commissie rekening met de criteria zoals die zijn ontwikkeld in de
jurisprudentie van de Nationale Ombudsman (zie Bijlage V).
Deze uitspraak wordt opgenomen in een rapport. Dit wordt toegezonden aan de klager, aan het gemeentelijk orgaan en aan de portefeuillehouder (burgemeester of wethouder). Het rapport kan aanbevelingen bevatten aan het adres van het gemeentelijk orgaan om maatregelen te nemen. Met het toezenden van het rapport wordt de behandeling van de klacht als beëindigd beschouwd. De ombudscommissie voorziet niet in een vorm van rechtsbescherming in strikte zin. Een uitspraak naar aanleiding van een klacht bevat een moreel oordeel en is in beginsel niet afdwingbaar via de rechter. Van een uitspraak van de ombudscommissie is geen beroep mogelijk: er bestaat geen derdelijns voorziening. Wel moet de ombudscommissie één maal per jaar aan de gemeenteraad verslag uitbrengen.
2. Wijze van behandelen van klachten
geen spreekuur
In veel gemeenten heeft de ombudsvoorziening tevens taken waarvoor in Delft het Instituut Sociaal Raadslieden (ISR) bestaat. In verband hiermee houdt de ombudscommissie geen spreekuur. Zo nodig kan het ISR helpen bij het indienen van een klacht. Het secretariaat is telefonisch bereikbaar voor informatie.
indienen van een klacht
Alleen schriftelijke klachten mogen in behandeling worden genomen. Na ontvangst van de klacht wordt getoetst of de ombudscommissie bevoegd is de klacht in behandeling te nemen. Over deze bevoegdheidstoets zijn elders enkele opmerkingen gemaakt. Indien de ombudscommissie niet bevoegd is, wordt de klager hiervan zo spoedig mogelijk, gemotiveerd, in kennis gesteld. Daarbij wordt ook steeds gewezen op de mogelijkheden die hij of zij wel heeft, en zo nodig wordt de klacht naar een van de secretariaten van de Commissie voor de beroep- en bezwaarschriften doorgezonden met het verzoek de brief als bezwaarschrift te beschouwen. Dit om te voorkomen dat men door overschrijding van een bezwaar- of beroepstermijn zijn recht op het voeren van een administratiefrechtelijke procedure verspeelt.
onderzoek
Wanneer de ombudscommissie zich bevoegd acht de zaak verder te behandelen, wordt een schriftelijke reactie op de klacht gevraagd aan het betrokken gemeentelijk orgaan. Verzocht wordt om deze reactie binnen 4 weken aan de ombudscommissie te sturen. Een afschrift van deze reactie wordt aan de klager toegestuurd. Daarnaast wordt getracht het dossier te completeren. Indien nodig kan de Commissie daartoe een beroep doen op artikel 12 lid 1 van de Verordening. Dit artikel gebiedt een gemeentelijk orgaan waarover wordt geklaagd alle beschikbare stukken aan de ombudscommissie ter hand te stellen indien deze daarom verzoekt.
De commissie beoordeelt aan de hand van de stukken of een nadere mondelinge toelichting noodzakelijk of wenselijk is. In dat geval worden de klager en een vertegenwoordiger van het betrokken gemeentelijk orgaan uitgenodigd voor een hoorzitting.
hoorzitting
Anders dan bij de bezwaarschriftprocedure is een hoorzitting niet verplicht. De commissie hanteert als uitgangspunt dat de betrokkenen gehoord worden, tenzij de zaak zeer duidelijk is en een hoorzitting niets meer kan toevoegen, of wanneer een klager zich kennelijk onredelijk opstelt.
Als voordelen van een hoorzitting zijn te
noemen:
- Een minder afstandelijke wijze van behandelen van klachten (de gemeente en de commissie
'hebben een gezicht' en zijn geen onpersoonlijke instanties meer);
- Er ontstaat gemakkelijker begrip voor elkaars standpunt: in sommige gevallen komen
partijen tijdens de hoorzitting al tot elkaar, en worden er onderling afspraken gemaakt;
- Onduidelijkheden kunnen onmiddellijk worden opgehelderd.
- Klagers geven er blijk van het op prijs te stellen dat zij op deze manier hun verhaal
kunnen doen.
rapport en aanbeveling
Klagers worden gedurende het onderzoek
regelmatig op de hoogte gehouden van de stand van zaken door het toezenden van een
ontvangstbevestiging, een afschrift van de reactie van de betrokken dienst (ca. 1 maand
later) en eventueel een uitnodiging voor een hoorzitting. Op basis van alle gegevens velt
de commissie haar oordeel: behoorlijk of onbehoorlijk. Tenslotte wordt er een rapport
opgesteld, en na goedkeuring ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Het wordt
aan de klager, aan het betrokken gemeentelijk orgaan (i.c. het hoofd van dienst) en aan de
portefeuillehouder toegestuurd. Deze laatste wordt daardoor in de gelegenheid gesteld
desgewenst de zaak met het betrokken diensthoofd te bespreken en eventueel maatregelen te
nemen. Hiermee wordt een vorm van bestuurlijke controle op het ambtelijk apparaat
mogelijk.
Het rapport kan een aanbeveling bevatten. Er kunnen twee soorten aanbevelingen
onderscheiden worden, te weten:
- aanbevelingen die gericht zijn op een maatregel ten gunste van een klager (bijvoorbeeld
de aanbeveling om alsnog brieven van klager te beantwoorden);
- aanbevelingen tot het nemen van maatregelen met een meer structureel karakter, om
soortgelijke gedragingen in de toekomst te voorkomen (bijvoorbeeld de aanbeveling om in
ontvangstbevestigingen een vermoedelijke afhandelingstermijn aan te geven).
mandaat voorzitter
De commissie streeft ernaar ontvangen klachten zo snel mogelijk te behandelen. Daartoe zijn enkele commissiebevoegdheden aan de voorzitter gemandateerd. Zo wordt de beslissing of er een hoorzitting wordt gehouden nu in het algemeen door de voorzitter genomen en niet door de commissie als geheel. Ook is afgesproken dat een rapport in concept alleen de goedkeuring van de voorzitter behoeft. Dit laatste brengt een aanzienlijke tijdwinst met zich mee.
