vorige pagina

terug naar inhoudsopgave

bijlagen

Organisatie (o)

In het voorafgaande is duidelijk geworden dat TM een hoogwaardige gemeentebrede activiteit is, die een centrale plaats in de gemeentelijke organisatie rechtvaardigt. De uitwerking van dit hoofdstuk sluit aan op de gedachtenwisseling met betrekking tot de concernstaf. Het huidige organigram is als volgt:

N.B.: * Assurantie Risk Management (ARM) is verder geen onderwerp van deze rapportage.

Personeel (p)

Op dit moment zijn de treasury-activiteiten op concernniveau over twee afdelingen (TM en CA) verspreid. TM is daarbij verantwoordelijk voor het overall-treasurybeleid inclusief kaderstelling. Een onderdeel van de concernadministratie (CA) verricht ondersteunende activiteiten voor TM, met name op het gebied van administratie (o.a. de geldleningen-administratie), controle en liquiditeitenprognose.

Ook op dienstniveau houden medewerkers zich met treasurytaken bezig. Dit valt overigens buiten het bestek van deze rapportage.

Huidige bezetting treasuryfunctie op concernniveau (excl. Risk Management)

Uit oogpunt van efficiency, effectiviteit en doelmatigheid ligt het voor de hand de formatie binnen CA die zich met beheer en ontwikkeling van treasury-activiteiten bezighoudt te integreren in de personeelsbezetting van TM. Uit het oogpunt van control en functiescheiding is het gewenst de taken administratie en control bij CA te laten. Gelet op de werksoort moeten deze activiteiten wel in de directe nabijheid van TM blijven plaatsvinden. Een aanvullende reden voor de samenvoeging is dat TM/CA een hoogwaardiger product moet leveren. De huidige inbreng van CA op terrein van beheer en ontwikkeling moet in de toekomst vrij aanzienlijk worden aangepast in de zin van meer pro-aktief, meer analytisch en meer extern (naar diensten);

Doordat de huidige functie beheer en ontwikkeling niet optimaal functioneert worden de medewerkers beleid en onderhandeling teveel belast met de activiteiten die plaats zouden moeten vinden binnen beheer en ontwikkeling. Door verbetering van de functie beheer en ontwikkeling en voorvervanging van de huidige functionaris beleid en onderhandeling kan daadwerkelijk meer aan beleid en daarnaast aan derivaten worden gedaan.

Naar activiteiten onderverdeeld gaan er naar verwachting de volgende wijzigingen in de functies optreden:

Per saldo onstaat dan de gewenste bezetting van de treasuryfunctie aangeduid naar functieprofielen.

Overzicht huidige en gewenste bezetting van de treasuryfunktie

Voor een klein aantal medewerkers van CA hebben de voorgestelde wijzigingen persoonlijke consequenties. Deze zullen worden uitgewerkt volgens de regels van het Sociaal Statuut.

Opleidingen

Het treasury-instrumentarium wordt uitgebreid met derivaten. Het gebruik van en werken met derivaten vereist specifieke kennis. Bovendien vereisen derivaten een aparte plaats in de verslaglegging en de controle.

Kennis van derivaten is in principe wel aanwezig maar zit geconcentreerd bij één functionaris. Dit maakt de organisatie kwetsbaar. Verbreding van het kennisniveau van derivaten bij TM is daarom gewenst. Daarnaast zullen ook de deelnemers aan het Treasuryberaad zich moeten oriënteren op het gehele treasury-instrumentarium inclusief derivaten. Voorgesteld wordt om hiervoor twee separate cursustrajecten te organiseren. Een cursustraject zal met name de nadruk moeten leggen op de beleidskant en de hoofdlijnen (ten

behoeve van de deelnemers Treasuryberaad); het andere cursustraject zal meer inhoudelijk en op de uitvoering gericht moeten zijn (ten behoeve van de medewerkers TM en de huidige medewerkers CA). In principe kunnen dit kortlopende (2 à 3 dagen) opleidingstrajecten zijn. De kosten van de opleidingen worden geraamd op fl. 20.000,-- en kunnen worden gedekt uit het gemeentelijke budget Vorming en Opleiding.

Financiën (f)

Personeel:

Binnen één jaar valt 0,5 Fte die gebudgetteerd staat voor treasury vrij in verband met pensionering van de huidige funcionaris. Voorgesteld wordt deze vrijval in formatie reeds nu in te vullen.

Bij voorvervanging zal sprake zijn van overlap van maximaal 6 maanden. Werkzaamheden kunnen dan goed worden overgedragen. Bovendien kan de nieuwe functionaris meegroeien in het ontwikkelingstraject bij invoer van derivaten, wijzigende organisatie, dringende

behoefte aan meer contact met diensten en invoer en gebruik van nieuwe systemen. Al deze zaken kunnen vrijwel direkt worden opgepakt. De kosten van voorvervanging worden geraamd op fl.  50.000,-- en kunnen worden gedekt uit het bestaande werkbudget TM evenals de meerkosten van de formatie (± 0,2 fte).

Informatisering (i)

Onder voorwaarde van adequate informatievoorziening voeren de diensten in principe zelfstandig hun betalingsverkeer uit.

Hierbij wordt sinds 1993 gebruik gemaakt van een modern medium, te weten electronisch bankieren (EB). De leverancier van het gemeentelijk EB-systeem is de NV Bank Nederlandse Gemeenten. De aanschaffingen van het systeem zijn indertijd uit bestaande budgetten gedekt. Het huidige door de gemeente zelf ontwikkelde liquiditeitenprognosemodel is aan vervanging toe. Het systeem is te zeer afhankelijk van één persoon en moeilijk aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen. Daarbij is het gewenst te kiezen voor een extern gebouwd en onderhouden systeem van liquiditeitenprognoses. Met de aanschaf van het BTS-systeem van eveneens de NV Bank Nederlandse Gemeenten wordt aan de wensen/eisen van de gemeente voldaan. Dit systeem sluit bovendien naadloos aan op het eerdergenoemde EB-systeem. De éénmalige aanschafprijs ad fl. 50.000,-- incl. wordt uit bestaand budget gedekt.Voor de jaarlijkse onderhoudskosten ad ± fl. 10.000,-- moet budget beschikbaar worden gesteld.

 Per 1 januari 1997 is gestart met het softwarepakket Cerg leningbeheer voor professioneel beheer van de door de gemeente opgenomen en uitgezette gelden en de door de gemeente verstrekte garanties op geldleningen. In 1998/1999 zullen aan dit pakket door de leverancier een aantal extra modules worden toegevoegd voor de administratie van derivaten, analyse en expertise; uiteraard Europroof. Uitbreiding met een koersinformatiesysteem staat eveneens in 1998 op het programma.

Het Cergsysteem is betaald vanuit vrijvallend automatiseringsbudget. De bekostiging van de aanschaf van de extra modules is niet voorzien. Eén extra module kost al snel ± fl.  10.000,-- à fl. 20.000,--. Ten behoeve van de financiering van de nieuw te ontwikkelen modules zal budget beschikbaar moeten komen. Daarnaast zal in de jaarlijkse onderhoudskosten ad fl. 15.000,-- structureel moeten worden voorzien.

Resumerend kan gesteld worden dat de informatie vanuit de bovengenoemde treasurysystemen een belangrijke input geven aan de bijeenkomsten van het treasuryberaad, managementrapportages en vaststellen van de renteomslag. Bovendien dragen deze systemen bij aan een efficient, doelmatig en transparant treasuryproces binnen de gemeente.

Ten behoeve van de frequent terugkomende automatiseringskosten in verband met nieuwe aanschaf modules etc. wordt voorgesteld om vanaf 1999 in het investeringsprogramma om de vier jaar een bedrag van fl. 50.000,-- te reserveren. De kapitaallasten hiervan bedragen ca. fl.  16.000,--. Daarnaast is er sprake van jaarlijkse onderhoudskosten ad fl.25.000,-- .

De dekking van deze extra kosten vindt plaats in de sfeer van de financiering via een verlaging van de rentelasten (paragraaf 1 van de Verdeeldienst), welke gerealiseerd wordt door de professionalisering van de treasuryfunctie (inclusief nieuw instrumentarium).

a. In principe besluiten om de formatie binnen CA die zich met ondersteunende treasury-activiteiten bezighoudt voor 1,1 Fte te integreren in de personeels-

bezetting van TM; de personele consequenties uitwerken volgens het Sociaal Statuut bij de reorganisatie van de Bestuursdienst.

b. Ten behoeve van de frequent terugkomende automatiseringskosten in verband met nieuwe aanschaf modules etc. vanaf 1999 in het investeringsprogramma om de vier jaar een bedrag van fl. 50.000,-- te reserveren.

c. Ophoging budget met de jaarlijkse onderhoudskosten ad fl. 25.000,--. Deze verhoging zal bij de begrotingsvoorbereiding 1999-2002 worden meegenomen.

7. Conclusies en overzicht beslispunten

De voorafgaande hoofdstukken monden uit in voorstellen/beslispunten om de huidige reasury op onderdelen aan te passen c.q. uit te breiden. Door de veranderende rol van de overheid, de stand van de automatisering, de euro en de marktwerking, wordt de gemeente zowel in staat gesteld als gedwongen haar treasury nog verder te professionaliseren in de richting van een kennisorganisatie.

Verbeteren intragemeentelijke samenwerking.

Zoals geconstateerd kan de treasurytaak uitsluitend worden uitgeoefend bij concrete en goede prognoses van de liquiditeitsbehoeften en financieringsbehoeften. Dit is een kwestie van afspraken maken en vastleggen, maar bovenal van een cultuurverandering. Zowel de diensten als het concern hebben hierin een taak.

Beslispunt hoofdstuk 2.1.:

Onderzoeken of Delft treasuryproducten aan andere instellingen kan bieden.

Vastleggen van de kaders.

Door het grote belang van treasury is het noodzakelijk dat het hoogste orgaan (de Raad) in een Treasury Statuut vastlegt welke normen en limieten aanvaardbaar zijn. Richtlijnen moeten worden opgesteld waaraan de organisatie als geheel zich zal conformeren. Deze kaderstelling wordt uitgewerkt in een Treasuryhandboek.

Integratie CA en TM

Gelet op de noodzakelijke kwaliteitsverbetering en de te verbeteren efficiency is integratie van CA en TM op onderdelen van de treasury gewenst.

Systemen

Meer professie vereist ook investeringen in systemen. Verbetering en uitbreiding van de bestaande systemen binnen het concern zijn noodzakelijk.

b. Ten behoeve van de frequent terugkomende automatiseringskosten in verband met nieuwe aanschaf modules etc. vanaf 1999 in het investeringsprogramma om de vier jaar een bedrag van fl. 50.000,-- te reserveren.

c. Ophoging budget met de jaarlijkse onderhoudskosten ad fl. 25.000,--. Deze verhoging zal bij de begrotingsvoorbereiding 1999-2002 worden meegenomen.

 8. Begrippenlijst